Go to content

Dobre praktyki pracy zdalnej

Ola|15 września 2020

Jak wyglądają – lub też jak powinny wyglądać – dobre praktyki pracy zdalnej z perspektywy kompetentnych pracowników: jakie mają doświadczenia, co cenią sobie w takim modelu pracy najbardziej, co jest dla nich kluczowe, jakie widzą ograniczenia i czy mają pomysły na wyjście tym ograniczeniom naprzeciw? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu nieco szerzej.

Zacznijmy od tego, iż szczególnie w ostatnim czasie wielu przedsiębiorców zdecydowało się na umożliwienie swoim podwładnym wykonywania pracy w ich domowym zaciszu. Dla sporej liczby pracowników może stanowić to nieznany dotąd obszar i całkowicie nowe doświadczenie. Być może właśnie teraz, w tej chwili zastanawiacie się nad tym, jak najefektywniej zaplanować swój czas? Jak zmotywować się do pracy, gdy wokół jest tak wiele rozpraszających czynników? No i co zrobić, aby owa praca zajęła nam faktycznie „regulaminowe” osiem godzin, a nie przeciągnęła się jeszcze, powiedzmy, do późnego wieczora lub nawet weekendu?

To m.in. na te właśnie pytania chcę zawrzeć tu odpowiedzi. Ale zanim jednak przejdę do meritum, a więc do przedstawienia podstawowych zasad efektywnej pracy poza biurem, najpierw kilka słów tytułem wprowadzenia…

Jeszcze do niedawna praca zdalna nie cieszyła się w naszym kraju zbyt dużą popularnością. Obiekcje pracodawców, wynikające głównie z obawy przed utratą pełnej kontroli nad pracownikami – choć już w znacznie mniejszym stopniu, albowiem obecnie sytuacja wygląda o wiele lepiej – wciąż jednak jeszcze hamują rozwój tego rodzaju zatrudnienia. A przecież obiektywnie rzecz biorąc, ten właśnie model pracy pozwala przede wszystkim zdecydowanie obniżyć koszty funkcjonowania każdej przeciętnej firmy oraz stanowczo zwiększyć jej potencjał, praktycznie bez konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych. Dla firm z sektora MSP (małe i średnie przedsiębiorstwa) oszczędności wiążące się z pracą zdalną są po prostu nie do przecenienia.

Najpierw może kilka słów o tym, w jaki sposób wprowadzić pracę zdalną do firmy, aby nie stracić na jej wydajności i komunikacji wewnętrznej?

Najlepsze praktyki technologiczne.

Obsługa pracowników zdalnych powinna być nieodłącznym i integralnym elementem platformy komunikacyjnej, a nie jedynie dodatkową jej częścią. Fizyczna lokalizacja konsultanta nie musi być ograniczona do jego mieszkania, pod warunkiem przestrzegania pewnych ścisłych reguł – takich, jak choćby tzw. ciche środowisko pracy. System komunikacji IP dla obsługi pracowników zdalnych może być wdrożony w model tradycyjny, bądź też udostępniany w hostingu. Taki hosting stanowi na przykład bardzo atrakcyjną formę dla firm z sektora MSP, ponieważ obniża on próg inwestycyjny przy zakupie nowego oprogramowania. Zamiast jednorazowego wydatku na licencję, firma płaci po prostu miesięczny abonament za wybrane funkcjonalności i daną liczbę użytkowników. Natomiast w przypadku dużej ilości zleceń, zawsze można zakupić większy „abonament”, a w okresach spadku aktywności obniżyć koszty poprzez zmniejszenie wydajności systemu. Maleją wtedy również koszty zakupu sprzętu – oprogramowanie jest zainstalowane w centrum danych dostawcy, na jego własnych serwerach i udostępniane odbiorcom poprzez wewnętrzną sieć. Funkcje zdalnego dostępu i terminale powinny oczywiście być elastyczne, aby spełniały potrzeby firmy oraz użytkowników, zapewniając im dostęp do tych samych aplikacji i narzędzi, z których korzystają pracownicy biurowi. Tymczasem bezpieczny dostęp powinien być możliwy z każdego dowolnego miejsca, o dowolnej porze i za pośrednictwem dowolnych urządzeń.

Najlepsze praktyki kadrowe.

Aby wybrać kandydatów, którzy potrafią pracować niezależnie, są godni zaufania, sami skutecznie się dyscyplinują i zachowują zasady poufności informacji biznesowej, konieczne jest dokładne sprawdzenie kompetencji personelu oraz przeprowadzenie zakrojonych na szeroką skalę testów. Należy ocenić pracowników nie tylko pod kątem niezbędnych umiejętności i zdolności, ale także ich osobowości. Dla przykładu: osoby towarzyskie mogą nie być najlepszymi kandydatami do samotnej pracy w domu.

Warto również wyznaczyć okres próbny, aby sprawdzić czy nowo zatrudnieni pracownicy się do takiego trybu pracy nadają. Należy określić przejrzystą miarę wydajności i poinformować świeżych podwładnych o docelowych wymaganiach względem ich pracy. Jeśli po okresie przystosowawczym obserwujemy brak zadowalających efektów, to dany pracownik powinien mieć wtedy możliwość powrotu do pracy w biurze – bez ponoszenia konsekwencji finansowych czy dyscyplinarnych. Dość częstą praktyką jest traktowanie pracy w domu jako nagrody związanej z osiąganymi wynikami oraz układanie harmonogramu pracy zdalnych pracowników według ich wydajności, tak aby najlepsze godziny przypadały najlepiej pracującym.

Najlepsze praktyki procesowe.

Najbardziej popularną i oczywistą praktyką procesową jest wyposażenie zdalnych pracowników w narzędzia i zasoby, których potrzebują do prawidłowej realizacji swych zadań. Narzędzia, które są dostępne dla konsultantów stacjonarnych trzeba zapewnić też konsultantom zdalnym. Chodzi tu m.in. o integrację telefonii z technologią komputerową, dostęp do baz danych oraz inne zasoby, którymi dysponują pracownicy biurowi.

Kierownicy i managerowie działu zatrudniającego zdalnych konsultantów muszą naturalnie mieć stały wgląd w ich pracę. Kwestie takie, jak raportowanie, rejestrowanie i monitorowanie mają zasadnicze znaczenie dla kontroli jakości pracy zdalnej oraz pomagają przezwyciężyć ewentualne obiekcje dotyczące tej właśnie formy zatrudnienia. Niezbędne są tutaj także narzędzia, które chronią bezpieczeństwo i poufność informacji, gwarantując tym samym, że z powodu złośliwego oprogramowania żadne potencjalne dane nie wyciekną na zewnątrz.

Kolejna kwestia to dobra komunikacja pomiędzy osobami pracującymi zdalnie a ich przełożonymi, która jest tu zdecydowanie ważniejsza niż w przypadku pracowników biurowych. Należy więc zdefiniować formalny proces komunikacji oraz wdrożyć narzędzia, które ułatwiają bieżący kontakt. Jeden z największych problemów osób pracujących w domu może stanowić poczucie izolacji, na skutek której część z nich postanawia wrócić do biura, ponieważ praca w domu po prostu im nie odpowiada i nie spełnia ich oczekiwań – na przykład tych towarzyskich. Adaptacja do nowego środowiska bywa szczególnie trudna dla starszego, bardziej dojrzałego personelu. Jednak aby przynajmniej w jakimś stopniu temu zaradzić, można użyć narzędzi społecznościowych – takich jak komunikatory, bądź czaty internetowe – służących zarówno luźnym koleżeńskim pogawędkom przy kawie, jak też specyficznym dyskusjom zespołowym, w celu podtrzymania wzajemnego zaangażowania oraz lepszego kontaktu między pracownikami. Przy braku osobistych interakcji warto organizować regularne audio i wideokonferencje. A jeśli to tylko możliwe, należy stworzyć też zdalnym konsultantom udział w firmowych uroczystościach, jak również organizować spotkania zdalne z innymi pracownikami.

A teraz pora na kilka najważniejszych wskazówek i uwag, skierowanych bezpośrednio do pracowników zdalnych… Zasada numer jeden: przede wszystkim nie wypadajmy z rutyny, która towarzyszyła nam wcześniej podczas pracy stacjonarnej.

Wstawaj o tej samej porze, co wcześniej.

Tryb pracy zdalnej umożliwia nam oczywiście przeciągnięcie porannej drzemki o kwadrans, a może nawet godzinę lub dłużej. Cóż, tak postępować możemy i w zasadzie nikt nam tego nie zabroni, nie znaczy to jednak bynajmniej, że to dobry zwyczaj. Przeciwnie – nie pozwólmy naszemu organizmowi się rozleniwić, gdyż taka postawa naprawdę niczemu pozytywnemu nie służy. Ten dodatkowy czas wykorzystajmy lepiej na przykład na wypicie porannej kawy, pożywne śniadanie, ćwiczenia gimnastyczne, bądź zapoznanie się z ciekawymi artykułami czy prasą.

Przebierz się, a może nawet wykonaj lekki makijaż.

Fakt nie wychodzenia z domu nie musi wcale oznaczać tego, że nagle przestajemy o siebie dbać. Absolutnie nie. Aby nasza motywacja i mobilizacja do pracy nie uległy zmianie na gorsze, istotny wpływ ma również to, jak wyglądamy we własnych oczach – chociażby właśnie dla samych siebie oraz lepszego samopoczucia. I dlatego na przykład luźną piżamę lub stare, rozciągnięte dresy zastąpmy może czymś nieco bardziej eleganckim, a zarazem też równie wygodnym. Nie mówimy tu oczywiście o jakichś wyszukanych garsonkach, bądź garniturach, ale o ciuchach, w których także swobodnie i przy okazji też ładnie będziemy się czuć, wykonując jednocześnie nasze służbowe obowiązki. Wielu ekspertów uważa wręcz nawet, że zmiana stroju i wykonanie lekkiego makijażu u kobiet, nawet podczas pracy zdalnej, może mieć pozytywne skutki, jeśli chodzi o naszą motywację i efektywność.

Zadbaj także o swe otoczenie.

Otoczenie, w którym pracujemy jest również niezwykle istotnym czynnikiem, toteż warto określić w swoim mieszkaniu taką w miarę komfortową przestrzeń do pracy. Każdy z nas ma oczywiście inne preferencje co do środowiska oraz warunków, w jakich pracuje. Ważne jest, w każdym razie, abyśmy mogli jak najlepiej skoncentrować się na naszych obowiązkach, szczególnie właśnie tych zawodowych. Wyznaczając sobie takie wygodne miejsce, przede wszystkim zwróćmy uwagę na fakt, czy będziemy tam mieli możliwość zamknięcia za sobą drzwi, aby odizolować się odpotencjalnych domowych hałasów – zwłaszcza, gdy w domu znajdują się dzieci – i gdzie będziemy mogli skupić się w pełni na pracy. Dodatkowo pamiętajmy też o swym kręgosłupie. Ergonomia to rzecz bardzo istotna, jeśli nie zasadnicza, albowiem siedzenie w złej pozycji przez osiem godzin dziennie może w późniejszym czasie zaowocować problemami ze zdrowiem.

Określ stałe godziny pracy.

W siedzibie firmy swoje obowiązki wykonujemy na ogół przez ściśle określony czas i w ściśle określonych godzinach – nie zmieniajmy tego schematu. Pamiętajmy, że myślenie na zasadzie: „dokończę to później” w rzeczywistości może spowodować zaburzenie naszej równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Najlepiej jasno wyznaczmy więc sobie ramy, w których skupiamy się wyłącznie na pracy, odpisujemy na służbowe e-maile, odbieramy telefony itp. Po zakończonej pracy natomiast wyłączmy czym prędzej laptopa, a wolny czas wykorzystajmy na dobrą lekturę, aktywność fizyczną, bądź też cokolwiek, na co tylko nam przyjdzie ochota.

Zawsze miej w głowie plan działania.

Kolejnym ważnym aspektem jest również gotowy plan dnia, w związku z czym przed rozpoczęciem pracy najlepiej przygotujmy sobie uprzednio listę poszczególnych rzeczy do wykonania, uwzględniając w niej krótsze i dłuższe przerwy. Taki zaplanowany czas nie powinien być bowiem wypełniony po brzegi. Pamiętajmy, że w każdej chwili mogą pojawić się jakieś dodatkowe, niespodziewane zadania.

Skoncentruj umysł i staraj się nie rozpraszać.

Nie marnujmy czasu na niesłużbowe rozmowy, przeglądanie portali społecznościowych, surfowanie po Internecie, czytanie wiadomości, artykułów czy innych materiałów, które mogą tylko niepotrzebnie rozpraszać naszą uwagę. Jednocześnie unikajmy też w międzyczasie załatwiania wszelkiego rodzaju spraw prywatnych, skupiając swoją uwagę wyłącznie na zadaniach stricte związanych z pracą.

Nie zapominaj o kontakcie z ludźmi.

Planując swój czas, warto zarezerwować jedną przerwę na rozmowę z koleżanką/kolegą z pracy lub – jeśli to możliwe – najlepiej z całym zespołem. Integracja bowiem, również ta w pracy, to rzecz niezwykle istotna. Być może więc taka wspólnie wypita „wirtualna kawa”, tudzież po prostu zwykła telefoniczna rozmowa, powinna na stałe zagościć w naszym codziennym harmonogramie. Bądź co bądź każdy z nas potrzebuje przecież kontaktu i rozmowy z innymi, postarajmy się tylko o tym pamiętać. I to by było na tyle…

Niechaj tych kilka podstawowych zasad wejdzie nam wszystkim w nawyk i towarzyszy podczas zdalnie wykonywanych obowiązków służbowych, co de facto będzie miało realny wpływ na większą efektywność w działaniu. A więc powodzenia! 😉

Z pozdrowieniami

Bogusia Bińkowska (Migotk@)

Udostępnij artykuł!

facebook twitter linkedin

Przeczytaj inne nasze artykuły