Dla tych, którzy nie wiedzą czym jest multitasking – pochodzące od słowa wielozadaniowość – najprostszym wyjaśnieniem i definicją tego terminu będzie to, iż oznacza on po prostu wykonywanie więcej niż jednego zadania równocześnie.

Wielozadaniowość jest ostatnio pojęciem dość popularnym. Bardzo mile widziani są dziś pracownicy, którzy są w stanie i potrafią zapanować nad potencjalnym chaosem, związanym z zajmowaniem się wieloma sprawami w tej samej chwili. Robią jak najwięcej i w jak najkrótszym czasie, a w dodatku przy tym jeszcze starając się wykonywać wszystkie zlecone czynności jak najlepiej i najdokładniej. Tymczasem z psychologicznego punktu widzenia wielozadaniowość nie zawsze i niekoniecznie idzie w parze z efektywnością.

W artykule tym postaram się wyjaśnić i podpowiedzieć, jak odnaleźć się w świecie multitaskingu; jak nie zwariować od nadmiaru zajęć, a swoją pracę wykonywać na tyle profesjonalnie, na ile tylko jest to możliwe.

Czy tego chcemy czy nie, przed multitaskingiem w obecnych czasach trudno jest uciec. Potęguje go chociażby dostęp do urządzeń mobilnych oraz możliwość wykonywania zadań służbowych podczas innych czynności. Niemniej jednak oprócz minusów posiada to też swoje plusy – pozwala na przykład na większą swobodę i elastyczność, a niekiedy pomaga zaoszczędzić nam również czas.

Wielozadaniowość jest kompetencją, którą poniekąd wymuszają aktualne warunki. Zmieniające się zadania i wymagania, stały kontakt z klientami, praca zespołowa, nowe polecenia służbowe napływające podczas wykonywania innego zlecenia, palące terminy – bardzo często na tzw. „przedwczoraj” – wszystko to razem sprawia, że pracownik musi reagować szybko.

Psychologowie ostatnimi czasy mówią jednak o spadku efektywności, spowodowanej właśnie wielozadaniowością. Nadmieniają także m.in. o większym ryzyku popełnienia błędu, o braku uważności oraz stuprocentowej koncentracji na potencjalnym zadaniu. O zmęczeniu, spadku energii i rozkojarzeniu, które powstają na skutek oddziaływania wielu bodźców jednocześnie. Robiąc wiele rzeczy naraz, tak naprawdę nie jesteśmy w stanie zrobić niczego porządnie – w tym stwierdzeniu bez wątpienia tkwi wiele prawdy. Jeśli bowiem stawiamy głównie na ilość, a zapominamy przy tym o jakości to wręcz niemożliwym jest, aby dana praca wykonana nie była jej kosztem. A zatem co może pomóc nam w tej sytuacji? Jak poradzić sobie z wszechobecnym multitaskingiem?

OTO KILKA PODSTAWOWYCH WSKAZÓWEK:

• Po pierwsze miej dobry plan.

W dobie multitaskingu przede wszystkim niezwykle ważne jest planowanie, dzięki niemu nie będziesz mieć poczucia, że miotasz się pomiędzy jednym zadaniem a drugim i nie do końca wiesz od czego by zacząć. Tak więc ustalaj priorytety i harmonogram. Rób listy typu „to do”. Dziel zadania na ważne, pilne, mniej ważne i te mniej pilne. A co najistotniejsze: zawsze zaczynaj pracę od wykonywania zadań priorytetowych.

• Rób podsumowania i weryfikuj listy zadań.

Notuj, co należy poprawić, zmodyfikować lub uzupełnić. Wykonując kilka zadań równocześnie i do tego jeszcze w pośpiechu, po prostu mogą Ci umknąć pewne detale. Odrywając się bowiem od konkretnego zadania – choćby tylko na kilka chwil – w międzyczasie bardzo łatwo można zapomnieć o dodaniu jakiegoś elementu, wniosku, szczegółu etc.

• Miej przy sobie notatnik i zapisuj spontaniczne pomysły.

Staraj się jak najwięcej korzystać z notatek, przy czym niekoniecznie długich. Wprost przeciwnie: powinny być w miarę krótkie, aczkolwiek czytelne i jasne. Z całą pewnością bardzo się potem przydadzą, albowiem kiedy z każdej strony atakują Cię różnego rodzaju informacje i bodźce, nietrudno zgubić w tym wszystkim wątek i właściwą myśl.

• Odcinaj się od tzw. „rozpraszaczy”.

Na ile to możliwe, zadbaj o przynajmniej w miarę komfortowe warunki pracy. Szczególnie wykonując jakieś absorbujące, trudne, wymagające analizy i skupienia zadanie, postaraj się zorganizować to tak, aby żadne zewnętrzne czynniki nie rozpraszały Twojej uwagi. Dlatego najlepiej wyłącz wówczas telefon, komunikator internetowy, zamknij portale społecznościowe itp. Uprzedź znajomych i współpracowników, że jesteś bardzo zajęty i nie należy Ci teraz przeszkadzać – powinni zrozumieć. Chyba, że pracujesz zdalnie, we własnym mieszkaniu, wtedy to samo musisz wynegocjować u domowników.

• Obserwuj samego siebie i oceniaj swą efektywność.

Być może są jakieś określone zadania, które – powiedzmy: ze względu na ich stopień trudności, zakres tematyczny, podobieństwo etc. – bez większego problemu możesz wykonywać równocześnie. Ale z całą pewnością istnieje też całe gros sytuacji, w których masz poczucie, że robisz dużo różnych rzeczy jednocześnie, w dodatku starając się ze wszystkich sił, a i tak żadna z nich nie zostaje zrealizowana w satysfakcjonującej Cię jakości lub tempie. Cóż, na naszą efektywność oraz wydajność może mieć wpływ wiele różnych aspektów, nawet takich jak pora dnia. Jeżeli więc na przykład rano pracujesz najlepiej, to wtedy wielozadaniowość może nie być wcale aż tak uciążliwa. W każdym razie nie tak jak wieczorna, gdy z oczywistych względów jesteś zmęczony, a przez to bardziej podatny na ewentualne błędy i brak koncentracji.

• Bądź konsekwentny i skrupulatny.

Jeśli zaczynasz jedno zadanie, to staraj się doprowadzić je najpierw do końca, a dopiero wtedy rozpocząć kolejne. Multitasking oczywiście nie zawsze przynosi dobre i pożądane efekty. Dlatego też przygotowując na przykład prezentację dla klienta, nie opracowuj w tym samym czasie raportu dla szefa. Pisząc CV, nie przeskakuj do innego dokumentu, by równocześnie tworzyć list motywacyjny itp. Zakończ jedno i dopiero potem rozpoczynaj drugie.

• Wymagaj od siebie maksymalnej koncentracji na każdym polu.

Bez względu na to, jakie służbowe działania akurat wykonujesz – na przykład: gdy uczestniczysz w spotkaniu biznesowym, rozmawiasz z klientem albo prowadzisz zebranie z całym zespołem – nie pozwól, aby ta wielozadaniowość zdominowała komunikację. Jednoczesne odbieranie służbowych e-maili, czy też wysyłanie dokumentów w konsekwencji może bowiem spowodować, że w oczach rozmówcy wypadniesz po prostu mało profesjonalnie. Nie mówiąc już o niższej koncentracji i spostrzegawczości.

• Nie wpadnij w pułapkę bycia ciągle online i pod telefonem.

Urządzenia mobilne sprawiają, że nawet poza pracą, praktycznie przez cały czas jesteśmy w kontakcie z firmą; na bieżąco śledzimy służbową korespondencję, nieustannie odbieramy telefony etc. Oczywiście wykonując przy tym jeszcze różne inne, pozasłużbowe czynności. Zadbaj więc o równowagę i wyznaczaj twarde granice, a następnie staraj się ich nie przekraczać. Dla własnego dobra oraz zachowania psychicznej higieny sam ze sobą ustal, w jakim wymiarze czasowym poświęcasz się obowiązkom związanym z pracą, (na przykład nie prowadzisz rozmów służbowych po godzinie 18 albo tylko raz dziennie odbierasz firmową pocztę), aby Twoja przestrzeń domowa była wyłącznie domową.

• W żadnym razie nie pozwól aby praca dezorganizowała Twój czas z najbliższymi.

Jeśli tylko dostrzegasz, że wielozadaniowość i w ogóle skupienie na pracy zaczyna przesadnie determinować Twoje codzienne funkcjonowanie, utrudniając tym samym, bądź w jakikolwiek inny negatywny sposób wpływając chociażby na kontakt z rodziną, rozmowy, zabawę z dziećmi itp., po prostu wyłącz swój laptop, tablet, telefon i krótko mówiąc postaraj się zwyczajnie być ze swoimi bliskimi, oddzielając radykalnie życie domowe od służbowego! Wówczas automatycznie znikną odpowiedzi w stylu „zaraz”, „jeszcze chwilę”, „przecież Cię słucham”, rzucane znad smartfonu w stronę słusznie zniecierpliwionej rodziny.

• Znajdź jakieś zajęcie poza pracą.

Taka czynność powinna wymagać skoncentrowania tylko i wyłącznie na jednej, jedynej rzeczy. Skupienie uwagi na tym co dzieje się w danym, konkretnym momencie – może być to na przykład jakiś rodzaj aktywności sportowej lub też zupełnie inne hobby czy pasje. Po prostu jakiekolwiek zajęcie, które wymagać będzie całkowitego oderwania się od multitaskingu.

Tyle tytułem wskazówek i porad. Teraz skupmy się m.in. na minusach tego rodzaju pracy, albowiem oczywiście nie wszystko wygląda tak kolorowo jak by się chciało. Patrząc zatem na kwestię multitaskingu zupełnie obiektywnie, przede wszystkim podkreślić należy fakt, że choć wprawdzie jesteśmy za jego sprawą bardziej efektywni, to jednocześnie też bardziej zajęci. Jak wynika z wywiadów i obserwacji, coraz więcej osób czuje się pod presją okiełznania multitaskingu, by móc sprostać wyzwaniom, które przed nimi stoją. Czy na dłuższą metę jesteśmy jednak w stanie funkcjonować właśnie w ten oto sposób? Czy jest to w ogóle możliwe?

No właśnie. Słysząc określenie „multitasking”, najczęściej wyobrażamy sobie kogoś wykonującego dwie rzeczy naraz – rozmawiającego z klientem przez telefon, a jednocześnie wypełniającego na przykład formularz. Odpisującego na maila i równocześnie uczestniczącego w telekonferencji. Rozmawiającego z kimś, a zarazem opracowującego już w myślach nową strategię, na dodatek – co oczywiście jeszcze trudniejsze – bardzo często w żaden sposób nie związaną nawet z rozmową. Mówiąc krótko, cały czas i na różne sposoby próbujemy być coraz lepsi i wciąż bardziej efektywni. A tymczasem badania naukowe dość wyraźnie wskazują, iż wydajność naszego umysłu oraz zdolność do koncentracji i zapamiętywania spadają nawet o dziesiątki procent, gdy próbujemy aktywnie zająć się właśnie kilkoma czynnościami w tej samej chwili.

Dla odmiany zwróćmy natomiast uwagę, jak z tym samym radzą sobie maszyny. Systemy operacyjne na naszych komputerach wykonują oczywiście dziesiątki zadań naraz: odtwarzają muzykę, ściągają i instalują różnego rodzaju programy bądź aktualizacje, a jednocześnie możemy też pracować nad dokumentami, oglądać filmy lub przeglądać strony internetowe, robiąc to wszystko symultanicznie, a więc dokładnie w tym samym momencie. Gdyby jednak przyjrzeć się temu nieco bliżej – chcąc przekonać się, jak one to robią – okazałoby się, że realnie każdy z działających procesów otrzymuje dla swojego działania jedynie wycinek czasu rdzenia procesora, a po chwili następuje przełączenie na kolejne zadanie. Ten sprytny dobór czasu przełączania powoduje, że w rzeczywistości działanie komputera wydaje się płynne, pomimo tego, iż w danej chwili wykonuje on fizycznie tylko jedną operację. Czy nie tego oczekujemy również od ludzi?

Okazuje się więc, że w tym temacie mamy wiele do nauczenia się od maszyn, które de facto sami od lat projektujemy i programujemy. Gdyby przez moment założyć na przykład, że człowiek nie może fizycznie wykonywać dwóch rzeczy naraz, moglibyśmy dojść do bardzo ciekawych wniosków oraz rozwiązań. Coraz większą popularność zyskują ostatnio techniki takie, jak Pomodoro Technique, które wykorzystują fakt, iż ludzki umysł może efektywnie skupić się tylko na jednej aktywności. Bądź co bądź tak naprawdę nie chodzi przecież wcale o to, by angażować się w wiele czynności w tej samej chwili, lecz jedynie o to, aby z perspektywy czasu wydawało się nam, że pracowaliśmy nad wszystkim tym równolegle.

Wspomniana powyżej technika dzieli nasz czas na 25-minutowe interwały, w trakcie których jesteśmy skupieni na wykonywaniu jednego, konkretnego zadania lub grupy zadań mniejszych. Nie przełączamy kontekstów, nie sprawdzamy co nowego się wydarzyło, zapominamy o e-mailach, wyciszamy wszystko to cokolwiek mogłoby zakłócić naszą uwagę i koncentrację.

Jeśli przepracujemy 25 minut skupieni tylko na jednej konkretnej czynności, a następnie zrobimy sobie przerwę, aby znów oddać się pełnej skupienia sesji, to najczęściej okazuje się, że byliśmy w stanie wykonać dużo więcej niż próbując te aktywności prowadzić równolegle, często pomiędzy nimi się przełączając. Zdarzają się osoby, które w trakcie takiej 25-minutowej sesji są w stanie wykonać nawet swoją dotychczasową półdniową normę! Kiedy zdały sobie sprawę z ilości przełączeń między zadaniami, same były tym faktem głęboko zdumione, aczkolwiek – jak później się okazało – w rezultacie działania te odbywały się jednak kosztem ich wydajności.

Niestety, w miarę jak przybywa pomagających nam różnego rodzaju gadżetów, coraz łatwiej jest zacząć wykorzystywać je przeciwko nam samym. Współczesna technologia sprawiła, iż możemy robić wiele rzeczy niemal w tym samym czasie: przeglądamy e-maile w trakcie rozmowy, pracując w pełnej koncentracji jesteśmy rozpraszani przez wyskakujące okienka lub sygnały dźwiękowe, zerkamy na różne artykuły, nowości, skanujemy wzrokiem nagłówki, na komunikatorze prowadzimy trzy rozmowy naraz… Generalnie rzecz ujmując poziom naszego skupienia spada wręcz w sposóbdrastyczny, do tego stopnia, że w pewnym momencie nie jesteśmy nawet w stanie w pełni się skupić, gdyż umysł nasz przywykł już do towarzyszącego mu zgiełku i nie potrafi bez niego normalnie funkcjonować.

Większa wydajność to oczywiście też większa satysfakcja. W osobistej produktywności tak naprawdę chodzi więc o to, by nasz multitasking bardziej przypominał to, co robią procesory skupione w danej chwili tylko na jednym, konkretnym zadaniu i inteligentnie dzielące czas między poszczególnymi sekwencjami. Tymczasem próby aktywnej pracy nad dwoma czynnościami w tej samej chwili, w rzeczywistości przynoszą raczej zgoła odwrotne rezultaty.

Praca w pełnym skupieniu nad jedną aktywnością, a w efekcie prawidłowe i sumienne wykonanie jej, zasadniczo daje nam również dużo większą satysfakcję. Kiedy próbujemy na przykład skoncentrować się na jakimś określonym zadaniu, początkowo w naszej głowie pojawia się zazwyczaj wiele myśli, alternatywnych możliwości i niepokoju. Wydaje się, że wszystko dookoła próbuje oderwać naszą uwagę od tego, na czym powinniśmy właśnie się skoncentrować. Po kilku lub kilkunastu minutach nieprzerwanej pracy stajemy się jednak daną czynnością tak bardzo zaabsorbowani, że w końcu osiągamy ten poziom skupienia, który pozwala być naprawdę efektywnym, a zarazem też czerpać mnóstwo samozadowolenia. Niestety, wielu z nas z powodu ciągłego odrywania od bieżących zadań, notorycznego przełączania i setek „rozpraszaczy”, często w ogóle nie osiąga tego stanu w ciągu całego dnia pracy

Przyglądając się swoim aktywnościom, przede wszystkim musimy zwrócić uwagę na te momenty, w których próbujemy robić dwie rzeczy w tej samej chwili. Jest to niezwykle męczące i na dłuższą metę też o wiele mniej wydajne, a do tego jeszcze okrada nas z satysfakcji. Dlatego zastanówmy się: czy naprawdę musimy zerkać co chwilę na przychodzące e-maile, natychmiastowo reagować na wszystkie sygnały oraz przeglądać setki stron i nagłówków? O ile efektywniejsza byłaby nasza praca i spotkania, gdybyśmy byli w stu procentach skupieni tylko na „tu i teraz”? W szerszej perspektywie na tradycyjnie pojętym multitaskingu tracimy bowiem niestety my sami, nasza wydajność, zadowolenie z życia, ale również nasze relacje, które wymagają bycia w danym miejscu i danym momencie. A zatem jeśli multitasking, to tylko z głową. 😉

Z pozdrowieniami

Bogusia Bińkowska (Migotk@)