Mamy XXI wiek i, jak wiadomo, era wysyłania papierowego CV przeszła już do lamusa. Portale z ogłoszeniami, agencje zatrudnienia, rekomendacje – to aktualnie trzy najpopularniejsze źródła pozyskiwania kandydatów wykorzystywane przez pracodawców. Dodatkowo, aby ułatwić potencjalnemu szefowi dotarcie do danego kandydata, warto zająć się wcześniej rozwijaniem relacji zawodowych i konsekwentnie budować swój wizerunek. A jak poradzić sobie z towarzyszącym nam stresem?

No właśnie… Suchość w gardle, nerwowe ruchy, wrażenie całkowitej pustki w głowie – to odczucia, które bywają raczej nieodzowne, jeśli chodzi o stresogenne sytuacje, w tym trudne rozmowy, do których z całą pewnością zaliczyć można tę, kiedy staramy się o nową posadę. I w tego typu sytuacjach właśnie niezwykle ważne jest opanowanie emocji, tak więc do rozmowy kwalifikacyjnej warto jest przygotować się również pod takim kątem.

Jak wiadomo, rozmowa kwalifikacyjna to rozmowa z pracodawcą. Jest ona formą dialogu, podczas którego pracodawca dokonuje wyboru przyszłych pracowników, kandydat zaś decyduje, czy dana oferta odpowiada jego oczekiwaniom. Przede wszystkim podkreślić należy fakt, iż na spotkanie w sprawie pracy nigdy nie powinno się iść prosto z marszu. Jeśli chcesz odnieść sukces podczas rozmowy kwalifikacyjnej, lepiej postaw na sumienne przygotowanie, dzięki czemu zyskasz większą szansę na zdobycie wymarzonego stanowiska i nadanie odpowiedniego kierunku swej zawodowej karierze.

A zatem jak się przygotować, czego możemy się spodziewać podczas rozmowy kwalifikacyjnej i jak należy się zachowywać w jej trakcie?

KROK 1: Przed rozmową.

1. Po pierwsze zbierz informacje dotyczące danego stanowiska.

W Internecie z łatwością odnaleźć można wiele ciekawych wiadomości dotyczących konkretnych stanowisk pracy, jak i w ogóle całego szeregu różnych informacji. Pomocne mogą okazać się tu serwisy takie, jak choćby LinkedIn czy Goldenline. Nie obawiaj się też zadawać pytań związanych ze stanowiskiem podczas samej rozmowy kwalifikacyjnej. Pytania tego typu świadczą bowiem o zainteresowaniu pracą, o którą się przecież ubiegasz, a to z kolei naturalnie działa na Twoją korzyść.

2. Znajdź też dane o firmie.

Postaraj się jak najwięcej dowiedzieć o interesującej Cię firmie: tzn. o zasadach w niej panujących, działalności i usługach, trendach, projektach oraz sytuacji finansowej. W zbieraniu takich informacji pomocni mogą okazać się czasem znajomi, a także Internet, w tym oczywiście sama strona internetowa tej właśnie firmy. Należy zastanowić się także nad tym, co konkretnie w danej firmie nam się podoba i dlaczego chcielibyśmy w niej pracować. Pytania tego rodzaju bardzo często padają podczas rozmowy kwalifikacyjnej, co de facto jest rzeczą całkowicie zrozumiałą. Przy okazji pamiętaj też, że mając informacje o firmie, w której o pracę się starasz, zwiększasz w ten sposób swoje szanse na dobre wrażenie u potencjalnego pracodawcy. Twoje zainteresowanie oraz wiedza na ten temat z pewnością zostaną zauważone i docenione.

3. Dowiedz się czegoś o osobie prowadzącej rozmowę.

Jeśli to tylko możliwe, dobrze jest dowiedzieć się najpierw, kto będzie prowadził naszą rozmowę kwalifikacyjną (nazwisko danej osoby oraz jej stanowisko w firmie). Taka informacja może ułatwić przewidzenie niektórych pytań, a tym samym pozwoli nam lepiej przygotować się do spotkania.

4. Pomyśl o kryteriach przyjęcia.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej przedstawiciele firmy będą skupiać się głównie na trzech następujących kwestiach: osobowości kandydata, jego motywacji oraz możliwościach wykonywania konkretnej pracy. Z całą pewnością będą chcieli też sprawdzić, czy wpisujemy się w kulturę organizacyjną firmy i czy będziemy dobrze współpracować z zespołem. Do tego typu pytań najlepiej można przygotować się zapoznając się przedtem z opisem danego stanowiska, ogólnymi zasadami panującymi w firmie oraz jej strukturą.

5. Opis stanowiska.

Przed każdą potencjalną rozmową kwalifikacyjną rzeczą absolutnie niezbędną i nieodzowną jest dokładne zapoznanie się z opisem stanowiska, na które aplikujemy oraz kryteriami danej rekrutacji. Przeprowadzający rozmowę najczęściej wymagają, aby kandydat przedstawił im, w jakim zakresie spełnia określone kryteria. Należy zapoznać się więc z zadaniami i obowiązkami związanymi z konkretnym stanowiskiem oraz zastanowić się, w jaki sposób w przeszłości – o ile rzeczywiście mamy tego typu doświadczenia – wywiązywaliśmy się z podobnych zleceń. Prowadzący rekrutację niewątpliwie będą chcieli także, by kandydat zaprezentował swoje najważniejsze kompetencje, dotychczasowe doświadczenie oraz istotne cechy charakteru. Przy czym dodać trzeba, że najczęściej już sam opis stanowiska sugeruje, jakich kompetencji u kandydatów szuka pracodawca.

6. Kultura organizacyjna firmy.

Z całą stanowczością należy sprawdzić również stronę internetową firmy, a szczególnie działy „odpowiedzialności społecznej” i „pracuj dla nas”. Można tam znaleźć naprawdę cenne informacje dotyczące chociażby kultury organizacyjnej firmy. Poza tym zawsze warto wypytać też swoich znajomych, czy może akurat znają kogoś, kto w danej firmie pracował i czy osoba ta mogłaby na przykład udzielić nam kilku wskazówek i porad.

7. Twoje mocne strony i powody, dla których starasz się o tę właśnie pracę.

Zdarzają się osoby na tyle skromne, że mają niekiedy problem z opowiadaniem o sobie i swoich mocnych stronach. Jednak podczas rozmowy kwalifikacyjnej bardzo istotne jest, aby przedstawić przynajmniej następujące aspekty:

• Swoje najmocniejsze strony.
• Główne cechy charakteru.
• Kwalifikacje i doświadczenie.
• Najważniejsze sukcesy oraz lekcje wyciągnięte z porażek.
• Powody, dla których jesteś najlepszym kandydatem na określone stanowisko.
• Co możesz wnieść do firmy, a czego jeszcze w niej nie ma?
• Dlaczego firma powinna zatrudnić właśnie Ciebie?
• Dlaczego aplikujesz akurat na dane stanowisko?
• Dlaczego chcesz pracować dla tej konkretnej firmy?

Znajomość tych powyższych zalet ma ogromne, wręcz zasadnicze znaczenie. Jeżeli bowiem sam kandydat nie jest świadom swoich atutów, to w jaki sposób potencjalny pracodawca miałby się o nich dowiedzieć? Osoba, która ma problem z rozpoznaniem swych mocnych stron zawsze może wypytać o nie przyjaciół, tudzież rodzinę – z pewnością miło zaskoczy ją fakt, gdy dowie się jak wiele posiada zalet.

8. Dzień przed rozmową przejrzyj wszystkie zgromadzone informacje.

Najlepiej dzień przed rozmową przygotuj i przeanalizuj wszelkie dokumenty niezbędne do rozmowy kwalifikacyjnej. Skup się i raz jeszcze przeczytaj dokładnie wszystkie dokumenty, które przedtem wysłałeś do firmy, co pomoże zachować spójność podczas późniejszej rozmowy. Oprócz tego – aby wyglądać i czuć się świeżo, a nasz umysł pracował bez najmniejszego zarzutu – dzień przed rozmową powinniśmy wcześniej położyć się spać, dzięki czemu rano nie zaśpimy we właściwym czasie spokojnie dotrzemy na miejsce.

KROK 2: W dniu rozmowy kwalifikacyjnej.

1. Dress code – zwróć uwagę na odpowiedni strój.

Dzień przed rozmową kwalifikacyjną należy zdecydować, w co będziemy na tej rozmowie ubrani. Ubiór taki z całą pewnością nie powinien być wyzywający, w końcu idziemy na rozmowę o pracę. Przede wszystkim ma być schludny i nieco bardziej elegancki niż ubrania, które nosimy do pracy na co dzień. Powinniśmy czuć się wygodnie i pewnie, a nasz wygląd powinien pasować do stanowiska, o które się ubiegamy. Buty na pewno muszą być wypastowane, a koszula, spodnie i marynarka starannie wyprasowane. Na taką okazję oczywiście nie należy nigdy zakładać jeansów, adidasów lub krótkich spodenek! A zatem jak ubrać się na rozmowę kwalifikacyjną?

Po pierwsze pamiętaj, że nie istnieje coś takiego, jak strój uniwersalny. Dlatego zawsze przed rozmową kwalifikacyjną, powinniśmy sprawdzić, jaki dress code obowiązuje w tej właśnie firmie, do której aplikujemy. Jeżeli nie jesteśmy tego pewni, najlepiej zadzwonić wtedy do działu kadr i po prostu dopytać. Za swego rodzaju trend uznaje się, iż instytucje publiczne, urzędy czy banki w tym zakresie preferują na ogół klasykę, natomiast firmy, które szukają pracowników kreatywnych docenią raczej oryginalność – także w kwestii ubioru. Niemniej jednak, zawsze należy pamiętać, że nawet jeśli chcemy pracować w jakiejś kreatywnej agencji, to dobierając strój powinniśmy zachować przede wszystkim wyczucie smaku i dobry styl. Tak więc na uwadze miejmy fakt, iż pierwsze wrażenie jest niezwykle ważne i można zrobić je tylko raz!

2. Punktualność miarą sukcesu.

Pod żadnym pozorem nie możesz się spóźnić – to naprawdę byłoby słabe wejście! Najlepiej pojawić się około 10 minut przed wyznaczoną godziną. W ten sposób zdążysz nie tylko przyzwyczaić się do nowego otoczenia, lecz także zapoznać się z panującymi w firmie zasadami. Ponadto należy upewnić się również, że znamy drogę do miejsca, w którym rozmowa kwalifikacyjna zostanie przeprowadzona. Nie pozostawiaj tego przypadkowi.

3. Postawa i język ciała.

Już od momentu pojawienia się w budynku firmy należy być oczywiście grzecznym i miłym, bądź co bądź nigdy nie wiemy, kto właśnie nas obserwuje – od recepcjonistki aż po osobę w windzie. I na pewno nie możemy wykluczyć ewentualności, że osoby te zostaną zapytane o pierwsze wrażenie, jakie wywarł na nich poszczególny kandydat lub kandydatka, a ich opinia może być czasem decydująca. Nasza mimika oraz język ciała są w takich okolicznościach sprawą niezwykle istotną, toteż lepiej nie ziewać, nie krzyżować ramion, nie garbić się, czy opierać na łokciach. Natomiast nasza uprzejmość i szczery uśmiech mogą nam wiele ułatwić.

KROK 3: Rozmowa kwalifikacyjna.

1. Koniecznie wyłącz telefon komórkowy.

Jeżeli przypadkiem zapomnisz wyciszyć dźwięk i Twój telefon zadzwoni nagle w trakcie spotkania, należy go oczywiście natychmiast wyłączyć, przepraszając rozmówcę za zaistniałą sytuację.

2. Bądź przygotowany i nie daj się niczym zaskoczyć.

Oczywiście nie sposób przewidzieć wszystkich pytań i każdego tematu, który może pojawić się podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli jednak przygotujesz sobie wcześniej odpowiedzi na najpopularniejsze pytania, a także przemyślisz swoją motywację i cele, wówczas nic nie powinno Cię nieprzyjemnie zaskoczyć. W trakcie takiej rozmowy rekrutacyjnej może na przykład się zdarzyć, że otrzymasz z pozoru „dziwne” pytanie, na które będziesz musiał udzielić odpowiedzi. Czasami są to po prostu zwykłe, tradycyjne pytania z testu na inteligencję, ale niekiedy też takie, które wymagają pewnej dozy kreatywności – jak sobie z nimi poradzić? Przede wszystkim w obu przypadkach zachowaj spokój, bo jeśli nawet nie znasz odpowiedzi na określone pytania, to dla pracodawcy ważniejsza jest raczej umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach i wychodzenia z nich z twarzą. Twoja błyskotliwa odpowiedź zamiast tej oczekiwanej, może więc nierzadko wzbudzić zainteresowanie i zaowocować u szefa dodatkowymi punktami.

3. Kontroluj swoje gesty i zachowanie.

Ponadto – o czym już było powyżej – podczas rozmowy staraj się kontrolować mowę ciała. Choć nie jest to łatwe, szczególnie w stresie, to warto jednak poćwiczyć wcześniej przed lustrem i mieć jej świadomość, tak aby potem nie zaprzeczała Twym słowom. Język ciała na rozmowie kwalifikacyjnej odgrywa naprawdę bardzo istotną rolę, od naszej postawy zależy bowiem, jak będziemy postrzegani przez potencjalnego pracodawcę.

4. Szczerość podstawą udanej współpracy.

Przede wszystkim postaw na szczerość i naturalność, niczego nie koloryzuj i nie ubarwiaj. Na rozmowie o pracę powinniśmy zachowywać się możliwie jak najbardziej naturalnie, mówić stonowanym i spokojnym głosem. Uwaga! Jeśli wcześniej zdarzyło Ci się skłamać w dokumentach aplikacyjnych, to miej świadomość tego, że najprawdopodobniej właśnie podczas rozmowy kwalifikacyjnej kłamstwa te zostaną zdemaskowane. Pracodawcy bardzo często zadają bowiem szczegółowe pytania, które w efekcie ujawniają nasze ewentualne kłamstwa i brak kompetencji. Dlatego spróbuj trzymać się poniższych zasad:

• Po pierwsze bądź punktualny
• Przywitaj się kulturalnie
• Staraj się być sobą i niczego nie udawać.
• Zachowuj się naturalnie, bądź otwarty i uśmiechaj się do rozmówcy
• Pamiętaj, że już sam uścisk dłoni mówi wiele o naszej osobowości.
• Nie siadaj, dopóki nie zostaniesz o to poproszony.
• Wysłuchaj, co inni mają do powiedzenia nie przerywając.
• Uważnie słuchaj swojego rozmówcy i konkretnie odpowiadaj na jego pytania.
• Nie przechwalaj się.
• Kontroluj swe ciało i postaraj się przesadnie nie gestykulować.
• Nie dotykaj okolic ust ani nosa – jest to sygnał, że najprawdopodobniej nie mówisz prawdy.
• Utrzymuj kontakt wzrokowy z osobą rekrutującą.
• Panuj nad mimiką.
• Wyrażaj się w sposób inteligentny, klarowny i elokwentny
• Uwierz w swoje możliwości i bądź pewny siebie.
• Nie mów zbyt szybko ani zbyt wolno.
• Odpowiednio dobieraj słowa.
• Udzielając odpowiedzi postaraj się nie zawierać w nich zbędnych informacji.

• Jeśli pracodawca zada pytanie o Twoje oczekiwania płacowe, to powinieneś wiedzieć czego chcesz – przygotuj więc sobie wcześniej strategię negocjacji.
• Przekonaj, że jesteś osobą kompetentną uzasadniając dlaczego.
• Okaż żywe zainteresowanie toczącą się rozmową.

5. Unikaj ewentualnych błędów.

Warto zwrócić również uwagę na rzeczy, których powinniśmy kategorycznie unikać. Pamiętaj bowiem, iż nawet jeśli będziesz doskonale przygotowany merytorycznie, to wymienione poniżej zachowania i sytuacje mogą skutecznie uniemożliwić Ci zdobycie posady, o którą się starasz.

• Niestosowny ubiór.
• Zdawkowe odpowiedzi na zadawane pytania.
• Brak podstawowej wiedzy na temat firmy, stanowiska i samej oferty pracy.
• Używanie żargonu lub zbyt wielu szczegółów technicznych może wywierać zły odbiór.
• Nie staraj się udawać kogoś, kim nie jesteś lub kłamać na temat cech swego charakteru
• Twoje odpowiedzi muszą być spójne oraz ściśle powiązane ze sferą zawodową.
• Nigdy nie przerywaj prowadzącemu rozmowę; mów precyzyjnie i zawsze na temat.
• W żadnym wypadku nie prezentuj postawy roszczeniowej.
• Nie krytykuj swoich poprzednich współpracowników i pracodawców.
• Nie unikaj odpowiedzi na zadawane pytania.
• Zawsze odpowiadaj szczerze i zgodnie z faktami, nie fantazjuj.
• Pozwól kontrolować rozmowę osobie, która ją prowadzi.

6. Miej odwagę i sam również zadawaj pytania.

Oto kilka przykładowych pytań, które możesz zadać osobie przeprowadzającej rozmowę:

• Jeżeli dostanę tę pracę, to na jakich zadaniach powinienem się skupić?
• Czy organizowane są szkolenia dla kandydatów na to stanowisko?
• Czy uważają Państwo, że moje uprzednie doświadczenie zawodowe może być tu przydatne?
• Gdzie mogę znaleźć więcej informacji na temat danej firmy?
• Jakie zasady obowiązują w Państwa firmie?
• Kto będzie moim bezpośrednim przełożonym?
• Czy będę mieć jakichś podwładnych, a jeżeli tak to ilu?
• Jakie będą moje uprawnienia na danym stanowisku?
• W jakich kwestiach powinienem pytać o zgodę przełożonego?
• Jakie mam możliwości awansu?
• Priorytety – jakie obowiązują w firmie i na moim przyszłym stanowisku pracy?
• Jaka jest pozycja firmy na lokalnych, regionalnych i światowych rynkach?
• Czy uważacie Państwo, że nadaję się do pracy na tym stanowisku?

Zawsze staraj się mieć przygotowaną odpowiedź, dlaczego zdecydowałeś się na zadanie właśnie tego konkretnego pytania.

7. A oto najczęściej zadawane pytania, które Ty sam możesz usłyszeć.

• Jakie są Twoje największe osiągnięcia i jakie cechy lub umiejętności umożliwiły Ci ich realizację?
• Jakie były Twoje największe wpadki, czego się dzięki nim nauczyłeś?
• Jakie są Twoje trzy największe zalety i wady?
• Jaki poważny problem udało Ci się ostatnio rozwiązać i jak to zrobiłeś?
• Czy zdecydowałbyś się na przeprowadzkę do innego miasta?
• Jak długo chciałbyś pracować na tym stanowisku?
• Czy wolisz wykonywać pracę samodzielną, czy zespołową?
• Co byś zrobił, gdybyś dowiedział się, że Twoja firma działa niezgodnie z prawem?
• Jak reagujesz w sytuacji, gdy szef każe zrobić Ci coś, z czym się nie zgadzasz?
• Jak znosisz stres i pracę pod presją czasu? Podaj przykłady takich doświadczeń.

• Czy wolisz wynagrodzenie stałe, niezależne od wyników, czy może zmienne, którego większaczęść zależy od rezultatów pracy?
• Dlaczego właśnie Ty jesteś osobą odpowiednią na to stanowisko?
• Jak sobie wyobrażasz pracę na danym stanowisku?
• Jaki cel byś sobie postawił, gdybyś otrzymał tę pracę?
• Jak szybko możesz zbudować swoją wiarygodność w zespole?
• Co podczas pracy sprawia Ci przyjemność, a czego nie lubisz robić?
• Jakie masz hobby i pasje?
• Po jakim okresie powinno być widać rezultaty Twojej pracy w naszej firmie?
• Z jakimi osobami najlepiej Ci się pracuje? Opisz te osoby.
• Jak oceniasz swojego poprzedniego szefa?
• Wyszczególnij swoje największe obawy.
• Co wywarło największy wpływ na Twoje życie zawodowe?
• Jak wygląda Twoim zdaniem idealna firma?
• Wymień pomysły, które chciałbyś wdrożyć w życie pracując w naszej firmie.

8. Nie zapomnij o podziękowaniu.

Na zakończenie rozmowy oczywiście podziękuj za poświęcony Ci czas i koniecznie zapytaj, jak wyglądają dalsze etapy procedury rekrutacyjnej oraz kiedy możesz spodziewać się odpowiedzi. Nie załamuj się, jeżeli się nie udało – każda rozmowa o pracę to nowe doświadczenia i umiejętności, które na pewno przydadzą się podczas kolejnych starań. Ze wszystkiego wyciągaj wnioski i ucz się na własnych błędach. Jeśli zaś chodzi o sam finał rozmowy, to na do widzenia jako pierwszy rękę zawsze wyciąga pracodawca.

Zapamiętaj i zakoduj sobie, że: pierwszych 20 sekund, pierwszych 20 słów i pierwszych 20 gestów może w 80% zadecydować o tym, jak oceni Cię przyszły szef! 😉

Z pozdrowieniami

 Bogusia Bińkowska (Migotk@)