Outsourcing pracowników staje się coraz popularniejszą strategią zwiększania produktywności w firmach z branży nieruchomości. Zlecanie cyklicznych bądź też jednorazowych zadań na zewnątrz może okazać się świetnym rozwiązaniem również dla Ciebie. Szczególnie w branży tak dynamicznej, jaką są nieruchomości, dobrze jest mieć pod ręką zaufaną osobę, która pomoże Ci w zarządzaniu kalendarzem spotkań albo dopilnuje uzupełnienia dokumentacji. Czym jest wirtualna asysta i jaka jest jej rola w branży nieruchomości? Jakie konkretnie usługi możesz zlecić wirtualnym asystentom?
Czym ogólnie jest wirtualna asysta?
Wirtualny asystent to personalny asystent, który pracuje dla Ciebie zdalnie. Może to być osoba mieszkająca na stałe w innej części kraju, a nawet świata. Przeważnie będziecie kontaktować się wyłącznie online. Z pewnością zaletą zatrudnienia asystenta zdalnego jest brak konieczności ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem stanowiska pracy w biurze. Zwykle nie jest to także praca na pełen etat – zdalni asystenci mogą wspierać Cię doraźnie, według Twoich potrzeb. Może to być zatem zlecenie dotyczące cyklicznych usług, np. raz w tygodniu, raz w miesiącu, 2-3 godziny dziennie.
Outsourcing pracowniczy staje się rozwiązaniem, po które sięga coraz więcej firm z branży nieruchomości. Firmy nie chcą podejmować długoterminowych zobowiązań, a także szukają oszczędności w zakresie ukrytych kosztów. Asystenci zdalni powoli zastępują fizycznych asystentów.
5 przykładowych zadań, jakie możesz oddelegować
Wirtualni asystenci posiadają pewne uniwersalne umiejętności, do których należy, chociażby obsługa poczty elektronicznej, komunikatorów internetowych, wyszukiwanie oraz wprowadzanie danych. Osoby chcące specjalizować się we wsparciu agencji lub agentów nieruchomości, często oferują swoje usługi w zakresie administracyjnego wsparcia biura. Część zdalnych asystentów specjalizuje się natomiast w bardzo konkretnych obszarach, takich jak obsługa social mediów, czy prosta księgowość. Poniżej prezentujemy przykładowe zadania, w jakich może wyręczyć Cię wirtualny asystent:
Research
Wyszukiwanie informacji jest procesem żmudnym i czasochłonnym. Dlatego bardzo możliwe, że w natłoku innych zadań nie masz czasu na skrupulatne przeszukiwanie sieci. Mając do wyboru doczytanie wielostronicowego raportu i przygotowanie się do spotkania z klientem, najprawdopodobniej wybierzesz to pierwsze. Nic dziwnego, ale to wcale nie oznacza, że nie możesz być na bieżąco. Wirtualny asystent może zając się researchem według ustalonych przez Ciebie kryteriów oraz wyłuskiwaniem najistotniejszych informacji. Przykładowo, mogą być to informacje dotyczące ustalenia własności gruntu lub nieruchomości. Wirtualny asystent pomoże Ci wyszukać informacje o planowanych inwestycjach oraz nieruchomościach do zakupienia w atrakcyjnych cenach.
Wprowadzanie danych
Na samą myśl o ręcznym wpisywaniu danych do arkusza kalkulacyjnego lub systemu CRM wielu agentom nieruchomości robi się słabo. Jest to jedna z tych rzeczy, którą umieszczamy na samym końcu list zadań do wykonania, co nie zmienia faktu, że musi być zrobiona. Rozwiązaniem jest zlecenie wprowadzania danych wirtualnemu asystentowi.
Organizowanie kalendarza spotkań
Działanie w branży nieruchomości narzuca określone tempo życia. Być może trudno jest Ci dopiąć kalendarz spotkań, dopilnować spraw zawodowych i pogodzić je z prywatnymi. Wirtualny asystent umówi i potwierdzi Twoje spotkania z klientami, a także przypomni o wizytach lekarskich, a nawet o… prezentach urodzinowych dla najbliższych.
Tworzenie szablonów wiadomości oraz e-maili do newsletterów
Zwykle piszesz do klientów w pośpiechu, nie przywiązując większej wagi do formy i treści wiadomości? W natłoku zadań to zrozumiałe, że brakuje Ci czasu na doszlifowanie służbowych e-maili. Napisanie przyzwoitej wiadomości zabiera niemało czasu. Jeśli chciałbyś pozytywnie zaskoczyć klientów starannie dopracowanymi szablonami e-maili albo przygotować treści do wysyłki newslettera, zdaj się na wsparcie wirtualnego asystenta.
Wystawianie ogłoszeń na portalach
Cyklicznie wystawiasz ogłoszenia nieruchomości na sprzedaż lub wynajem? Nie musisz dłużej robić tego samodzielnie! W przypadku powtarzalnych, prostych zadań, wirtualna asysta sprawdza się w sam raz. Oddajesz część swoich obowiązków w pewne ręce i zyskujesz cenny czas oraz spokój.
Inne zadania, jakie możesz oddelegować na odległość:
- Wystawianie i wysyłka faktur oraz przypominanie o płatnościach.
- Kontakt telefoniczny z klientami.
- Odpisywanie na e-maile i wiadomości w social mediach.
- Kompleksowa obsługa social mediów.
- Tłumaczenie treści ogłoszeń, postów w social mediach lub zawartości stron internetowych.
Wirtualna asysta skrojona pod branżę nieruchomości
Jeśli pracujesz jako broker lub pośrednik w obrocie nieruchomości, najprawdopodobniej masz na głowie sporo zadań. Bez wątpienia część z nich możesz oddelegować na zewnątrz. Research, wprowadzanie danych, organizowanie kalendarza spotkań, tworzenie szablonów e-maili oraz wystawianie ogłoszeń na portalach to tylko niektóre z nich.
Pomyśl o tym, że dzięki outsourcingowi pracowniczemu możesz zyskać godzinę lub dwie dziennie, a więc wychodzić z biura o czasie lub spotykać się z jeszcze jednym klientem. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami telefonicznie lub e-mailowo. Zaproponujemy Ci pracownika zdalnego, którego doświadczenie i umiejętności będą adekwatne do Twoich oczekiwań. Ustalimy zakres obowiązków oraz częstotliwość pracy takiej osoby. Podsumowując, wirtualna asysta to proste rozwiązanie, które pozwoli Twojej firmie rozwijać się o wiele szybciej.
Katarzyna Wacławska
