Tym razem kilka słów na temat tego, jak powinna wyglądać skuteczna współpraca w zespole – jej podstawowe zasady, umiejętności, zalety… Przede wszystkim zacznijmy od tego, iż skoordynowany i zgodny zespół pracowników to jedna z podstawowych komórek firmy, która ma niezwykle istotne znaczenie dla jej prawidłowego funkcjonowania. Często podczas procesu edukacji nie kładzie się wystarczającego nacisku na naukę pracy zespołowej, a właśnie taka forma jest najchętniej wykorzystywana przez przełożonych do realizacji wyznaczonych projektów i zadań.

Działanie dużej firmy de facto bardzo często wiąże się z pracą zespołową. Aby taki zespół był zgrany i funkcjonował jak najefektywniej, niezbędne są pewne cechy, które pozwolą, aby wzajemna współpraca między członkami danej grupy przebiegała pomyślnie i bez większych problemów. Oczywiście pewne zgrzyty będą występowały zawsze, jednak można je ograniczyć do minimum lub sprawić, by stały się bardziej siłą napędową niż przeszkodą w wypełnianiu codziennych obowiązków.

Naturalnie nie każda osoba nadaje się do tego, by pracować w grupie. Część ludzi woli raczej wolne zawody, w których samodzielnie mogą podejmować wszelkie decyzje. Z reguły prowadzą wtedy jednoosobową działalność gospodarczą lub są freelancerami. Wielu kandydatów pisze często w swoich CV, że posiada umiejętność pracy w grupie – ale co to właściwie tak naprawdę oznacza? Jakie cechy powinna posiadać osoba, która stara się o stanowisko wiążące się ze współpracą z innymi członkami zespołu?

✔ UMIEJĘTNOŚĆ PRACY W ZESPOLE.

Komunikacja to podstawa. Zważywszy na fakt, iż zespół tworzą ludzie o różnych zdolnościach, temperamentach i nawykach komunikacyjnych, toteż jedną z najistotniejszych cech, które powinna posiadać osoba pracująca w zespole, jest doskonała umiejętność komunikacji. Przede wszystkim warto podkreślić, iż w komunikacji niezwykle ważne jest jasne i zrozumiałe przekazywanie klarownych informacji. W pracy liczy się również czas, w związku z czym nasze wypowiedzi powinny być możliwie jak najbardziej konkretne, w miarę zwięzłe i pozbawione zbędnych dygresji, a dotykające sedna sprawy.

Wyrażanie swojej opinii nie jest jednak jedynym aspektem komunikowania się, równie ważne jest też słuchanie tego co mają do powiedzenia nasi rozmówcy. Każdego członka zespołu należy traktować z odpowiednim szacunkiem – niezależnie od tego, czy daną osobę lubimy i czy zgadzamy się z jej zdaniem, czy też jest zupełnie przeciwnie. Na przyszłość pozwoli to uniknąć niepotrzebnych konfliktów i nieporozumień.

Praca zespołowa w firmie wiąże się też oczywiście z realizacją wspólnych celów. Oznacza to, iż poszczególne osoby powinny pamiętać o tym, że tak naprawdę „wszyscy grają do jednej bramki”. Dodatkowo każdy powinien mieć również świadomość, że musi brać odpowiedzialność za swoje zadania i obowiązki, a nie czekać aż inny członek zespołu wykona pracę za niego. Wiąże się to z podjęciem odpowiedzialności za pracę ogółu, a nie tylko jednostki. Ponadto w stresujących sytuacjach – na przykład takich, gdy nad wszystkimi wisi tzw. deadline – każda osoba z zespołu powinna próbować rozładować napięcie. Budowanie przyjaznej atmosfery, nawet w chwilach najbardziej natężonej pracy, pozwoli bowiem przynajmniej częściowo rozładować generowany automatycznie stres.

✔ ZALETY PRACY W ZESPOLE.

Wspólne spotkania i rozmowy, które oczywiście ściśle wiążą się z pracą zespołową, najczęściej skutkują wzbudzaniem większej kreatywności, co z kolei może prowadzić do powstawania innowacyjnych rozwiązań, a w efekcie lepszych wyników. Porównać to można do powszechnie znanego efektu domina. Takie spotkania, odbywające się na zasadzie burzy mózgów prowadzi się w zespołach dość regularnie, co działa także na pogłębianie wzajemnych relacji oraz budowę zaufania między członkami danego zespołu. Zaletą pracy w grupie jest również podział obowiązków; każdy odpowiada za swoje konkretne zadania, które w rezultacie mają stanowić pełną całość. Pozostawienie wszystkiego na barkach jednej osoby mogłoby powodować uzasadnione frustracje i niezadowolenie.

Prawidłowa współpraca w zespole musi, a przynajmniej powinna, opierać się na pełnym szacunku wobec pozostałych jej członków. W przypadku dyskusji przejawia się to między innymi tym, że nie przerywamy sobie wzajemnie w połowie zdania, a ponadto staramy się zawsze wysłuchać każdą osobę do końca. Nie musimy się wprawdzie we wszystkim ze sobą zgadzać, aczkolwiek – szczególnie w pewnych zasadniczych kwestiach – warto czasem pójść na kompromis. Kompromis w pracy zespołowej odgrywa bowiem niezwykle istotną rolę, a ślepy upór w niektórych przypadkach nie jest po prostu wskazany. Wprost przeciwnie – może zaszkodzić efektywnej współpracy. Ważne jest także, aby każdy członek zespołu czuł się zmotywowany i znał swoją wartość.

✔ NAJWAŻNIEJSZE ZASADY WSPÓŁPRACY W GRUPIE.

Umiejętność pracy w grupie to jedna z tzw. kompetencji miękkich, które mają szczególne znaczenie dla pracodawców. Chcąc efektywnie działać w zespole, warto m.in. uważnie wsłuchiwać się w oczekiwania swych współpracowników oraz konstruktywnie rozwiązywać bieżące problemy i ewentualne konflikty.

✔ REALIZOWANIE CELÓW ZESPOŁOWYCH.

Aby skutecznie pracować w grupie, nie możemy dbać wyłącznie o swoje indywidualne interesy i sprawy. Przyjęcie takiej egoistycznej postawy utrudniałoby bowiem realizację celów, które można osiągnąć jedynie dzięki szerszej współpracy i współdziałaniu.

✔ SUMIENNE WYKONYWANIE POWIERZONYCH ZADAŃ.

Zespół pracowników można porównać do maszyny, w której awaria choćby tylko jednej części w konsekwencji prowadzi do unieruchomienia całej struktury. I tak analogicznie sytuacja wygląda w grupie, gdzie pracując, musimy rzetelnie i na czas wywiązywać się ze swych zobowiązań, ponieważ w przeciwnym razie spowodujemy niepożądane opóźnienia. Ujawnianie informacji, które nie powinny być znane osobom postronnym, czy dyskredytowanie nielubianego członka zespołu – to zachowania uniemożliwiające efektywne wykonywanie zadań.

✔ OKAZYWANIE ZAUFANIA.

Jedną z przeszkód na drodze do budowania i realizacji poszczególnych celów w zespole bywa brak zaufania wobec drugiej osoby i wyolbrzymiona podejrzliwość. Tymczasem warto dać kredyt zaufania współpracownikom, ponieważ nadmierna rezerwa, sceptycyzm, powściągliwość oraz zamknięcie na pozostałych członków grupy może po prostu realnie utrudnić współpracę.

✔ BUDOWANIE PRZYJAZNEJ ATMOSFERY.

O efektach pracy naturalnie decyduje także jakość stosunków panujących pomiędzy członkami danego zespołu. Życzliwość i otwartość to niewątpliwie postawa, którą zawsze warto przyjmować, notabene nie tylko w środowisku pracy. Członkowie zespołu powinni cechować się empatią, zrozumieniem, a także gotowością niesienia pomocy innym. Szczególnie wtedy, gdy ktoś nie radzi sobie na przykład z jakimś zadaniem, bądź ma problem natury osobistej, który to relatywnie wpływa nie tylko na jakość wypełnianych obowiązków, ale przede wszystkim na samopoczucie – jedno wynika z drugiego. Poza tym pracę w grupie utrudniają także niekiedy despotyczne zachowania i brak pokory. Wspólne cele można osiągnąć wyłącznie dzięki podejmowaniu dialogu, kilka osób dostrzega bowiem znacznie więcej niż jedna i dlatego warto wykorzystywać taki grupowy potencjał.

✔ FORMUŁOWANIE INFORMACJI ZWROTNYCH.

W efektywnym współdziałaniu pomaga nie tylko konstruktywna krytyka, ale też udzielanie pochwał – ta druga zasada jest może nawet ważniejsza od pierwszej. Formułowanie tego typu komunikatów nie leży jednak wyłącznie w gestii liderów, dobrze jest bowiem, jeśli wszyscy członkowie zespołu wzajemnie się motywują.

✔ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA PODEJMOWANE DZIAŁANIA.

Realizacja przyjętych założeń możliwa jest jedynie wtedy, gdy każdy członek grupy aktywnie angażuje się w dane przedsięwzięcie. Ważna jest również świadomość konsekwencji własnych decyzji, ponieważ nie należy przenosić odpowiedzialności na inne osoby lub uwarunkowania, jeśli samemu popełniło się jakiś błąd.

✔ WSPÓLNE ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW.

Jedną z niezwykle istotnych kompetencji umożliwiających prawidłową współpracę zespołu jest niewątpliwie zdolność pokonywania ewentualnych trudności. Nie warto zniechęcać się od razu, gdy na swej drodze napotykamy pierwsze przeszkody – taka postawa nie tylko nie jest etyczna, ale też nie prowadzi na pewno do niczego konstruktywnego.

✔ WARUNKI SKUTECZNEJ WSPÓŁPRACY.

Czynniki determinujące efektywność współpracy w zespole można podzielić na indywidualne i zespołowe. Te pierwsze to na przykład charakter i styl pracy danej osoby, jej wiedza oraz kompetencje interpersonalne (zwłaszcza w zakresie organizacji pracy i komunikacji). Główne czynniki zespołowe to przede wszystkim takie aspekty, jak: wyraźnie sformułowany cel, jasny podział ról, zadań i odpowiedzialności oraz dostęp do aktualnych informacji. Za elementy zespołowe w dużej mierze odpowiada lider, który pilnuje terminu i skuteczności realizacji celów przez zespół, dba o odpowiedni przepływ danych, rozwiązuje bieżące konflikty i problemy. W zależności od modelu współpracy w grupie, to właśnie lider – sam lub z pomocą swoich podwładnych – ustala zwykle normy obowiązujące w danym zespole: sposób komunikacji, ramy czasowe wykonania poszczególnych zadań, rozłożenie odpowiedzialności przypisane do poszczególnych stanowisk etc.

✔ PODSUMOWUJĄC – ZASADY ZGODNEJ WSPÓŁPRACY W GRUPIE.

• Do jednej z takich zasad – o czym wspominałam już zresztą powyżej – należy niewątpliwie efektywna komunikacja, to ona warunkuje bowiem dobre porozumiewanie się między członkami kadry, którzy wzajemnie siebie słuchają i szanują, a także biorą pod uwagę czyjś punkt widzenia, uważając go za równie istotny jak własny. Doskonalenie umiejętności komunikacyjnych polega m.in. na zdolności formułowania jasnych wypowiedzi i słuchania komunikatów wysyłanych przez rozmówców – to kompetencja niezbędna niemal w każdym zawodzie. Aby ją rozwijać, warto na przykład zastanowić się nad tym, jak współpracownicy mogą interpretować nasze wypowiedzi. Dobrze jest także upewnić się zawsze, czy właściwie zrozumieliśmy to, co mieli nam do zakomunikowania.
• Ważną zasadą jest również posiadanie wspólnego celu – bez tego zespół w zasadzie nie miałby sensu istnieć. Istotne jest więc, aby wszyscy uczestnicy postrzegali zadanie przed jakim stoją w ten sam sposób i aby ich wspólna wizja dążenia do jego realizacji była podobna, ponieważ zbyt duże różnice w postrzeganiu tej samej kwestii i zagadnienia mogą powodować tylko niepotrzebne spory.
• W ten sposób możemy przejść do kolejnej zasady, czyli umiejętności rozpoznawania oraz rozwiązywania potencjalnych konfliktów wewnątrz zespołowych, którym powinna zawsze towarzyszyć asertywność oraz zaufanie pokładane we współpracownikach.
• Z powyższą regułą automatycznie wiąże się także następna, a mianowicie ustalenie na samym początku szczegółowych zasad współpracy. Definiują one sfery, w ramach których działa dana grupa. Mogą być realizowane w formie regulaminu, bądź też ustnie ustalonych punktów, które prowadzić będą zespół przez proces wykonywania określonych zadań.
• Kolejną wartością, która powinna być obecna w każdym zespole, jest także możliwość realizacji swojego potencjału pośród osób uczestniczących w konkretnym projekcie lub pracy. Każdy ma bowiem określone predyspozycje, które wnoszą coś do zadania – odkrycie ich i wykorzystanie będzie więc bardzo cenne zarówno dla pojedynczej osoby, jak i całej grupy.

Przestrzeganie powyższych reguł powinno skutkować zbudowaniem silnego zespołu, który ceni i dba o swych pracowników. Poczucie przynależności jest bowiem czynnikiem niezwykle istotnym, spajającym zespół i pozwalającym mu wewnętrznie lepiej się komunikować, co z kolei przekłada się na efektywniejsze dążenie do celu. Spójna grupa powinna odznaczać się otwartą wymianą zdań, której towarzyszy też kreatywność, a przewodzić temu powinna realizacja własnego potencjału oraz umożliwianie jego realizacji innym. Brak temu podobnych działań może tymczasem stanowić symptomy świadczące o tym, że jakieś zasady pracy zespołowej są zaniedbywane. Może to być na przykład nadmierna rywalizacja, która przy pracy grupowej nie jest bynajmniej wskazana. A ponadto wolne tempo dochodzenia do celu, zróżnicowane dążenia poszczególnych jednostek, przesadny indywidualizm, tudzież chęć wykonywania zadań w całkowicie niekonwencjonalny sposób.

O czym jeszcze warto pamiętać… Reasumując. Umiejętność współpracy w zespole to kompetencja, którą większość pracodawców traktuje jako kluczową. Zespół to mniejsza bądź większa grupa osób, a skuteczna współpraca w nim zakłada przede wszystkim sprawną komunikację, bieżący dostęp do niezbędnych informacji, a także wzajemny szacunek i poczucie odpowiedzialności – wszystkie te elementy służą właśnie osiągnięciu wspólnego celu.

Z pozdrowieniami

Bogusia Bińkowska (Migotk@)