Czym tak naprawdę jest praca hybrydowa i czy stanie się ona nową formą realizowaną na szerszą niż dotąd skalę? Pozostając wciąż pod silnym wpływem COVID’owego „szaleństwa”, które w tak ogromnym stopniu zdominowało i zdeterminowało naszą codzienność – zarówno w sensie prywatnym, jak i zawodowym – chcę dziś pomówić o tym, jak bardzo koronawirus zmienił naszą dotychczasową organizację pracy i w ogóle postrzeganie rzeczywistości. Wiele firm decyduje się ostatnio właśnie na model pracy hybrydowej, która to generalnie rzecz biorąc polega na możliwości wykonywania obowiązków po części z poziomu biura, a po części zdalnie.

Model hybrydowy to rozwiązanie, po które sięga dziś coraz więcej pracodawców. Ale co tak naprawdę ów termin oznacza oraz z jakimi wyzwaniami i przewagami w kontekście pracy się wiąże? Na te i inne pytania postaram się udzielić odpowiedzi.

Definiując pojęcie pracownika hybrydowego, jest to osoba, która w ramach jednego etatu łączy ze sobą kilka funkcji charakterystycznych dla różnych stanowisk. Nie jest to wprawdzie do końca tożsame z multitaskingiem, aczkolwiek na pewno ma cechy wspólne. Obecnie takich multizadaniowych pracowników, pełniących dwie lub trzy funkcje naraz, poszukuje już coraz więcej firm małych, średnich i dużych. Dotyczy to zarówno pracowników szczebla menedżerskiego, jak i tych szeregowych. Głównym tego powodem stała się oczywiście pandemia koronawirusa oraz związany z nią kryzys gospodarczy i wynikający z niego fakt, iż firmy starają się teraz bardzo oszczędzać, a takie rozwiązanie pomoże pracodawcy zaoszczędzić na kosztach pracy do około 5-10 procent, nawet jeśli wynagrodzenie będzie nieco wyższe niż na standardowym „pojedynczym” stanowisku. Rozwiązanie to sprawdza się głównie w niewielkich firmach, które ani nie mają tylu zadań w ramach jednej kompetencji, aby obsadzić nimi całość etatu, ani tym bardziej nie mają budżetu na zatrudnianie kilku specjalistów.

Na rynku widać ostatnio coraz wyraźniej kształtujące się zainteresowanie pracownikami hybrydowymi i w coraz to większych korporacjach. Zapotrzebowanie na tego typu pracowników potwierdzają zarówno przedstawiciele największych firm rekrutacyjnych, headhunterzy, jak i tzw. portale kariery. Aktualnie największe zainteresowanie multizawodowcami obserwuje się w motoryzacji, przemyśle ciężkim oraz sektorze FMCG (ang. Fast Moving Consumer Goods). Jednak znalezienie kandydata z odpowiednimi kwalifikacjami bywa niezwykle trudne. Takie wymagania mogą spełniać jedynie osoby z kilkuletnim doświadczeniem, które kilka razy zmieniały już firmy i stanowiska, podejmując za każdym razem inne, nowe wyzwania zawodowe.

Z przeprowadzonych niedawno badań w sposób ewidentny wynika, że zdecydowana większość pracowników niezwykle ceni sobie rodzaj pracy zdanej i hybrydowej, a zaledwie 8% zatrudnionych chciałoby jeszcze wrócić do trybu pracy stacjonarnej. I w sumie nic w tym dziwnego. Mając bowiem za punkt odniesienia coś tak korzystnego, ludzie doszli po prostu do słusznego skądinąd wniosku, że nie chcą już wracać do typowej pracy biurowej, ponieważ dostrzegli, jak wielkie zyski przyniósł im ten nowoczesny model zdalny lub hybrydowy. Szczególnie, iż znaczna część pracowników to rodzice małych dzieci, którzy – zwłaszcza w pierwszych kwartałach trwania epidemii, kiedy to żłobki, przedszkola i szkoły były jeszcze zamknięte – zwyczajnie nie mieli co z nimi zrobić. W konsekwencji czego jedyną możliwą formą zatrudnienia okazała się właśnie praca zdalna, tudzież hybrydowa, albowiem trudno byłoby funkcjonować pracując w biurze i jednocześnie zajmując się dziećmi.

Już wiosną bieżącego roku okazało się, że sposób nauczania dzieci w systemie online ma niezwykle istotny wpływ na to, jak pracujemy. O ile jednak wiosną firmy musiały zareagować natychmiastowo, o tyle teraz mogą już na spokojnie przygotować się do nowej COVID’owej rzeczywistości. I coraz bardziej przychylnym okiem patrzą na pracę w modelu hybrydowym.

Hybrydowy model pracy to – najogólniej rzecz ujmując – połączenie pracy zdalnej i stacjonarnej, w bardzo różnych konfiguracjach. I choć obecnie zyskuje on swą popularność na fali epidemii koronawirusa, nie jest wcale rozwiązaniem nowym. Przeciwnie: duże, nowoczesne firmy nastawione na budowanie dobrego samopoczucia wśród swych pracowników, wykorzystują go już od dawna.

Praca w modelu hybrydowym, czyli dokładnie co?

Wybór konkretnej odmiany w tym uniwersalnym modelu uzależniony jest od wielu aspektów, m.in. od specyfiki pracy, branży, kultury organizacyjnej, rodzaju sprzętu niezbędnego do poprawnego wykonywania pracy oraz jego dostępności. A oprócz tego wymaga też przemodelowania myślenia o funkcji, jaką ma pełnić biuro itp. W zależności od firmy, występować może w różnych odmianach, zakładających na przykład:

• Stały podział zespołów pracujących zdalnie i stacjonarnie – rozwiązanie to od lat działa, m.in. w NoFluffJobs, czy Netguru, w których to aż 40% załogi pracuje w pełni zdalnie, a pozostałe 60% łączy pracę stacjonarną z okazjonalną pracą zdalną.

• Rotacja – zakłada ona podział zespołu na części i rotacyjną wymianę grup, które pracują w biurze lub w trybie home office. Grupy te regularnie się wymieniają.

• Dowolność – zakłada zdecydowaną przewagę pracy zdalnej, ze stałym dostępem do biura, gdzie pracownicy mogą odbywać spotkania (wewnętrzne albo zewnętrzne) i w ten właśnie sposób od pięciu lat działa choćby HRnest, Talent Place, czy Team Up IT Recruitment.

Warunki do pracy zdalnej.

Na początku pandemii COVID-19 wiele przedsiębiorstw, w trosce o bezpieczeństwo pracowników, zdecydowanie przeszło właśnie na tryb pracy zdalnej. Już dzisiaj widać jednak, że taki model nie zawsze i nie do końca się sprawdza. A to głównie dlatego, iż nie każdy pracownik posiada w swym domu odpowiednie warunki do tego, aby w skupieniu wykonywać powierzone mu służbowe zadania. Może to oczywiście wynikać z mnóstwa różnych czynników, takich jak choćby obecność innych domowników – na przykład dzieci, które uczęszczają na zajęcia online, co notabene miało miejsce jeszcze zupełnie niedawno. W niektórych z kolei przypadkach może też być to związane po prostu z nieumiejętnością pracy w domu, gdzie oddziałuje na nas mnóstwo różnego rodzaju rozpraszaczy uwagi, bądź co bądź przecież zawsze jest coś do zrobienia, w związku z czym trudno się skoncentrować i oderwać myśli od tak wielu innych absorbujących nas spraw, które należałoby zrobić. W tej sytuacji rozwiązaniem wręcz idealnym wydaje się być właśnie model hybrydowy, pozwalający na dostosowanie sposobu pracy do potrzeb, możliwości i oczekiwań poszczególnych pracowników.

Praca zdalna, czy stacjonarna? A może jedno i drugie?

„W modelu hybrydowym biuro nie jest już tylko miejscem pracy, a w większym stopniu pełni funkcję integracyjną. Bo tak naprawdę istotne jest nie tyle samo miejsce pracy, lecz cel. I właśnie podejście do celów oraz delegowania zadań to największe wyzwanie, które zarówno w modelu hybrydowym, jak i pracy zdalnej muszą podjąć pracodawcy i pracownicy” – wyjaśnia pan Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus Sp. z o.o., która zajmuje się wdrażaniem rozwiązań SAP w obszarze HR. „W przypadku pracy zdalnej sprawdza się system zadaniowy z czytelnym delegowaniem zadań do realizacji w określonym czasie. Niezbędne jest też zaufanie, ale i możliwość kontrolowania postępów oraz statusów dostępności poszczególnych pracowników”.

Narzędzia do pracy zdalnej.

Ekspert Quercus zauważa, że od czasu wybuchu epidemii koronawirusa nastąpił skokowy rozwój narzędzi umożliwiających pracę zdalną, takich jak na przykład Teams. Wciąż pojawiają się nowe rozwiązania i aplikacje, opracowywane w oparciu o bieżące potrzeby, które zostały zidentyfikowane w czasie pracy zdalnej lub hybrydowej. Potrzeby te nie dotyczą jednak takich kwestii, jak: dostęp do sprzętu czy Internetu, ustawienie grafików pracy zdalnej i stacjonarnej. Dotyczą natomiast przede wszystkim komunikacji i integracji. Dlatego narzędzia do pracy zdalnej posiadają też przykładowo opcje pokoi integracyjnych, czatów, komunikatorów, które mają zastąpić korytarzowe pogawędki, będące bądź co bądź przecież najlepszym źródłem informacji w każdej przeciętnej firmie.

„Przede wszystkim trzeba pamiętać, że firmę tworzą ludzie, którzy podczas spotkań wymieniają swoje poglądy i wiedzę. To buduje relacje i firmę. Z tego też powodu jako zagrożenie – związane z modelem hybrydowym czy samą pracą zdalną – wymienia się możliwość rozluźnienia więzi w zespole. I tu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia, takie jak platformy komunikacyjne i platformy do zarządzania projektami. Umożliwiają one nie tylko porozumiewanie się ze sobą w czasie rzeczywistym, ale też pracę wspólną oraz współdzielenie kalendarzy. Rozwiązania te wspierają zaś zespołowe podejście do powierzonych zadań. W umacnianiu więzi zespołowych sprawdzają się także stałe spotkania online, niekoniecznie związane z pracą” – podkreśla Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.

Zalety i przewagi pracy hybrydowej.

Myśląc o pracy w trybie hybrydowym w pierwszej kolejności mówimy najczęściej o oszczędności czasu pracowników i przełożeniu na ich work-life balance, a co za tym idzie efektywność i satysfakcję. Zwracamy również uwagę na oszczędność kosztów, związanych z eksploatacją biura przez samego pracodawcę. Takich plusów jest jednak zdecydowanie więcej. Model hybrydowy daje na przykład o wiele większe możliwości rekrutacyjne i ułatwia dotarcie do talentów. Pozwala on na zatrudnianie najlepszych specjalistów na rynku, jednocześnie zapewniając im preferowane warunki pracy – często jest to właśnie praca zdalna. Praca w systemie hybrydowym przekłada się też na lepsze relacje z klientami i wspiera kreatywność. Rozproszony, pracujący w terenie zespół jest bowiem bardzo blisko swoich klientów. Taka struktura pozwala więc na lepsze wyczucie rynku i tym samym bardziej precyzyjne diagnozowanie potrzeb klienta. Ta elastyczność, brak przywiązania do jednego miejsca, bycie w ciągłym ruchu, wizyty u klientów itp. bardzo wspierają kreatywność w codziennej pracy.

Podstawa pracy w systemie hybrydowym.

System hybrydowy, choć tak pożądany przez pracowników, nie jest jednak rozwiązaniem dla wszystkich organizacji. Każda firma rozważająca model hybrydowy powinna zadać sobie pytanie: czy jest gotowa wejść w niego całkowicie? Wymaga on przecież zupełnie nowego myślenia o pracy jako takiej, ale też o budowie relacji w zespole. U podstaw pracy w systemie hybrydowym leżą bowiem nie tyle same procesy czy narzędzia, ile zaufanie.

Model hybrydowy niesie za sobą zmianę myślenia także na temat samej funkcji biura – czy na pewno dalej służy ono tylko do pracy? Przecież swoje zawodowe obowiązki, równie skutecznie, pracownik wykonywać może we własnym mieszkaniu lub w jakimkolwiek innym, dowolnym miejscu z dostępem do WiFi… (bądź co bądź w końcu słowo “zdalny” pochodzące od angielskiego “remote”, co w luźnym tłumaczeniu znaczy m.in. “odległy”, to tak naprawdę nie miejsce pracy, lecz raczej stan umysłu). W modelu hybrydowym biura pełnią też niezwykle istotną funkcję integracyjną. Służą do formalnych i nieformalnych, większych i mniejszych spotkań zespołu, zaś praca w nich to tylko jedna z opcji.

Wyzwania modelu hybrydowego.

Praca w modelu hybrydowym z pozoru wydaje się być pozbawiona wszelkich wad. Niestety, oczywiście nie ma rozwiązań idealnych. I tak też jest w tym przypadku. Dlatego przygotowując się do wdrożenia hybrydy, warto pamiętać, że stawia ona przed organizacjami naprawdę wiele wyzwań. Omówiłam tu tylko kilka z nich.

Komunikacja nieformalna.

Praca w biurze bardzo sprzyja komunikacji nieformalnej. Pracownicy praktycznie non stop są tam „skazani” na wzajemne interakcje: spotykają się ze sobą przy wejściu, w windzie, na korytarzach, w stołówce na lunchu, bądź w kuchni przy kawie, razem idą na spotkanie lub ze spotkania razem wracają… Tego typu okazji zazwyczaj jest mnóstwo! Dlatego też budując zespół hybrydowy warto jest właśnie zadbać o drobne, lecz stałe rytuały, które umożliwią osobom pracującym w danym momencie zdalnie, a więc poza siedzibą firmy, utrzymanie nieformalnego kontaktu ze współpracownikami. A jak z komunikacją nieformalną radzą sobie firmy?

Wykluczenie osób pracujących zdalnie.

Sam fakt, że część osób pracuje w biurze, ale część dostępna jest tylko online rodzi przestrzeń do pewnego rodzaju wykluczeń. To problem, z którym mierzył się choćby zespół Live Space. Zauważył on na przykład, że zdarzały się spotkania, na których osoby pracujące zdalnie zabierały głos o wiele rzadziej niż osoby zebrane razem w sali. Odkrycie tych zależności pozwoliło na wprowadzenie kilku istotnych usprawnień. Wyzwania, z jakimi najczęściej zmagały się osoby pracujące w trybie zdalnym, polegały m.in. na trudności w zabieraniu głosu, podczas gdy pracownicy zebrani razem w biurze prowadzili otwartą dyskusję.

Jak walczyć z wykluczaniem osób pracujących zdalnie? Po pierwsze przede wszystkim należy pamiętać i mieć na uwadze fakt, że owo wykluczanie w ogóle może wystąpić. W Live Space na przykład, jeżeli w jakimś spotkaniu bierze udział choć jedna osoba pracująca zdalnie, to reszta nawet jeśli jest obecna w biurze, dołącza do telekonferencji za pomocą swoich laptopów. To prosty i skuteczny sposób na wyrównanie poziomu dyskusji oraz integrację zespołu. Za bardzo dobrą, a przy tym dość oryginalną praktykę uważam też tę stosowaną przez NoFluffJobs. Ten trójmiejski zespół ma na przykład w zwyczaju celebrować różnego rodzaju sukcesy biznesowe przy wspólnej pizzy. W takich sytuacjach pizza zamawiana jest nie tylko do biura, ale także do domów osób pracujących zdalnie.

Transparentna komunikacja wewnętrzna.

Tzw. komunikacja korytarzowa to w wielu firmach najskuteczniejsze narzędzie komunikacji wewnętrznej, jednak przy pracy w modelu hybrydowym część osób jest zwyczajnie od niego odcięta. W takiej sytuacji transparentna komunikacja wewnętrzna jest absolutnym „must have”. Z jakich rozwiązań warto jeszcze korzystać?

Regularne spotkania całego zespołu, podczas których omawiane są aktualne projekty i wydarzenia, a każdy pracownik może zadać nurtujące go pytania i otrzymać na nie odpowiedź zwrotną. W Live Space odbywają się one co tydzień w piątki i nazywane są „podsumowaniami firmowymi”, w NoFluffJobs natomiast są to spotkania comiesięczne – tzw. „All Hands”, a w Talent Place spotkania „Townhall”.

Codzienne odprawy zespołu, planowania działań i retrospekcje, pozwalające podsumować pracę i wyciągnąć wnioski – to inspiracje, z których w codziennej pracy hybrydowej korzysta choćby Live Space. Każde z tych rozwiązań pomaga wyrównać wiedzę w zespole, zaplanować pracę, odpowiednio wcześnie wychwycić, gdzie potrzebne jest wsparcie i wyciągnąć właściwe wnioski oraz wprowadzić usprawnienia w pracy i komunikacji.

Przestrzeń na spotkania offline dla całego zespołu.

Choć praca w modelu hybrydowym posiada mnóstwo zalet, to oczywiście nigdy nie zastąpi spotkań na żywo. Z perspektywy pracowników, takie offline’owe spotkania całego zespołu mają ogromne znaczenie. W takim Netguru na przykład (czyt. polskie przedsiębiorstwo informatyczne) dwa razy w roku organizowane są konferencje dla całego zespołu. Ich stałym elementem są warsztaty i prelekcje prowadzone przez pracowników, którzy zgłosili swoje prezentacje w wewnętrznym procesie „call for papers”. Istotną częścią tego typu wydarzeń jest również integracja: aktywności sportowe, takie jak joga, spływy kajakowe, gry w plenerze oraz inne różnego typu wspólne imprezy. Taka konferencja składa się także z oficjalnej kolacji, gali nagród, sesji AMA (ang. Ask Me Anything – zapytaj mnie o cokolwiek) i wielu innych atrakcji. Atrakcji, dzięki którym cała kadra ma okazję nie tylko do świetnej zabawy, ale również lepszego wzajemnego poznania się, co z kolei w oczywisty sposób spaja zespół i w rezultacie pozytywnie wpływa na jego pracę.

Podejście do pracy w układzie hybrydowym w tych trudnych czasach pandemii to przede wszystkim też rozwiązanie, które wspiera zdrowie pracowników. Dzięki temu ograniczamy bowiem ryzyko zarażenia się na przykład w czasie dojazdów do pracy komunikacją publiczną, jak również możliwość ewentualnego rozprzestrzeniania się wirusa wśród członków zespołu, co de facto może wiązać się też z koniecznością czasowego zamknięcia firmy z uwagi na kwarantannę.

Jak zatem widzimy, rozwiązanie, którym jest praca w modelu hybrydowym niesie ze sobą naprawdę cały szereg korzystnych aspektów, spośród których – podsumowując – oprócz kwestii zdrowotnych, wyszczególnić należy na pewno: oszczędność czasu (praca bez dojazdów) i kosztów eksploatacji biura, lepsze wykorzystanie czasu pracy (pracownicy pracujący zgodnie z preferencjami zazwyczaj są wydajniejsi), możliwość zatrudnienia większej liczby pracowników (brak ograniczeń powierzchniowych i geograficznych), lepsze wykorzystanie potencjału talentów (przywiązanie ich do firmy dzięki zapewnieniu preferowanych warunków pracy) etc. etc.

Brzmi zachęcająco, prawda? 😉

Z pozdrowieniami

Bogusia Bińkowska (Migotk@)