Kim jest wirtualna asystentka? Na czym właściwie polega jej praca i co dokładnie wchodzi w zakres jej obowiązków? Jak może pomóc w rozwoju biznesu?
Tak naprawdę odpowiedzi na te pytania nie są ani proste, ani tym bardziej tak jednoznaczne, jak mogłoby się pozornie wydawać… No bo jak w jednym zdaniu wytłumaczyć na przykład to, czym zajmuje się zdalna asystentka, skoro na dobrą sprawę zajmuje się ona właściwie wszystkim po kolei i wszystkim po trochu?
Przede wszystkim należy zacząć od tego, iż wirtualna asystentka to osoba, która w odróżnieniu od asystentek „standardowych” lub typowych sekretarek biurowych, pracuje po prostu zdalnie, komunikując się ze swymi klientami głównie drogą mailową i telefoniczną, jak również za pośrednictwem wszelkiego typu internetowych komunikatorów oraz aplikacji.
A czym konkretnie się zajmuje? Ujmując rzecz najogólniej, tak naprawdę – oczywiście w rozsądnych ramach tego, co możliwe jest do realizacji na odległość – może ona robić niemal dosłownie wszystko, czego tylko potrzebuje zleceniodawca i w zależności od tego, jakie są jego wymogi. Przy czym najczęściej jest to przejęcie różnego rodzaju prostych, aczkolwiek dość czasochłonnych czynności i zadań.
Generalnie asystentce online możemy zlecić wykonywanie wielu spraw, na które normalnie na co dzień brakuje nam czasu lub też po prostu nie posiadamy do tego odpowiedniej wiedzy, bądź kwalifikacji. Zakres pracy różni się zatem w zależności od konkretnej osoby i jej doświadczenia.
Wirtualna przestrzeń stwarza dla wirtualnej asystentki wręcz idealne warunki.
Wiadomym jest, iż z upływem lat coraz więcej obszarów naszej codziennej – i co oczywiste, nie tylko zawodowej – aktywności w sposób dynamiczny przenosi się sukcesywnie do sieci. Za pośrednictwem Internetu załatwiamy coraz więcej przeróżnych spraw: robimy zakupy, rozmawiamy z bliskimi, uczymy się, zarabiamy pieniądze etc. Nic więc dziwnego, że liczba osób, dla których praca zdalna okazuje się bardziej atrakcyjną niż „zwykły” stacjonarny etat, z roku na rok tak bardzo rośnie. Wirtualna asystentka, czy wirtualny asystent, to doskonały przykład profesji, która pozwala na wykonywanie całości obowiązków w trybie online. Na dobrą sprawę jedynym ograniczeniem jest tu w zasadzie stały dostęp do Internetu. Nic więcej!
Zakres obowiązków na danym stanowisku.
Zakres usług, które może zaoferować nam asystentka pracująca online, zależy przede wszystkim od umiejętności, wykształcenia oraz doświadczenia. Prace te mogą być bardzo różne – zaczynając od tych najprostszych, polegających na przykład na uzupełnianiu baz danych, wyszukiwaniu określonych informacji czy przygotowywaniu prezentacji lub porównywaniu ofert.
Asystentka zdalna oprócz tego wszystkiego może prowadzić też różnego rodzaju fanpage, jak również firmowe blogi, podcasty, redagować ogłoszenia, kreować opisy produktów, wyszukiwać i kontaktować się z usługobiorcami. Jeśli dobrze zna języki obce, może oprócz tego wykonywać także wszelkiego typu tłumaczenia lub organizować zagraniczne delegacje.
Usługi, jakie może zaoferować e-asystentka.
Biurem wirtualnej asystentki jest na ogół własne mieszkanie lub (coraz częściej) po prostu dowolna przestrzeń coworkingowa. Natomiast zakres jej usług może być bardzo rozbudowany i zróżnicowany. Podstawą są zawsze usługi administracyjne, jednak doświadczona e-asystentka specjalizuje się z czasem w wybranych i ściśle określonych obszarach. Może to być marketing, PR, rekrutacja, eventy czy techniczna obsługa stron www.
Do najczęstszych prac administracyjnych należą obsługa wirtualnej recepcji oraz praca z dokumentami. Oprócz tego asystentka zdalna służy pomocą osobom takim, jak fryzjerzy, lekarze, trenerzy personalni, psycholodzy – tym, którym telefon dzwoni permanentnie, odciągając ich uwagę od najważniejszego, czyli klientów albo pacjentów. E-asystentka może zająć się też researchem, korektą tekstów, pisaniem artykułów, przygotowaniem zestawień etc.
Poza tym wirtualne asystentki dość często wspierają również klienta w obsłudze mediów społecznościowych. W zależności od obranej specjalizacji wachlarz zadań, które powierzamy e- asystentce może się zmieniać. I tak na przykład asystentka specjalizująca się w rekrutacji będzie mogła wykonywać selekcję CV i przeprowadzać rozmowy z potencjalnymi kandydatami. Z kolei asystentka działająca w marketingu będzie prawdopodobnie zajmować się, dodatkowo, aktualizacjami na stronie, publikacją treści oraz prowadzeniem kampanii reklamowych.
Kompetencje i kwalifikacje zdalnej asystentki.
W większości przypadków e-asystentka zajmuje się właśnie m.in. stronami internetowymi: od administrowania i redakcji tekstów, po kompleksowe tworzenie tych stron (tj. pełen content, grafika i treści). Obsługuje również profile w social mediach, robi optymalizację SEO, transkrypcje, tworzy analizy i bazy danych, prezentacje, materiały reklamowe, wysyła oferty i wiele, wiele innych. Tych działań są naprawdę dziesiątki!
Mile widziana jest również znajomość języków obcych, w tym przede wszystkim j. angielskiego, dzięki czemu obszar działania i w ogóle możliwości każdej potencjalnej e-asystentki są oczywiście o wiele szersze (tym bardziej, iż gros oprogramowania posiada właśnie angielskie menu). Podstawą jest tutaj jednak opanowanie WordPressa, umiejętność copywritingu oraz wysoki poziom obsługi programów takich, jak choćby Word, Excel, PowerPoint czy Photoshop lub też inne programy graficzne.
Współpraca ze zdalną asystentką.
O współpracy ze zdalną asystentką warto pomyśleć wtedy, kiedy nasz biznes rozwija się na tyle dynamicznie, że brakuje nam już czasu na wykonywanie niektórych czynności. Przykładem może być tutaj prowadzenie social mediów, odpisywanie na pocztę e-mail lub dbanie o stronę internetową. Wszystko to możemy zlecić wówczas właśnie e-asystentce, a tym samym mieć więcej czasu dla siebie lub na lepszy rozwój swojego przedsiębiorstwa.
Zanim zdecydujemy się jednak na współpracę z konkretną osobą, zastanówmy się najpierw, czego dokładnie oczekujemy i jakie będziemy mieć wobec niej wymagania.
Chodzi nie tylko o zadania, które zamierzamy powierzyć, ale również o ustalenie kilku innych kwestii. Zanim zdecydujemy się więc na kontakt, zastanówmy się wcześniej nad tym, ile pieniędzy możemy przeznaczyć na tego typu usługę, jakie mamy cele związane z zatrudnieniem oraz w jaki sposób może nam ona/on pomóc w rozwoju firmy. Warto też wiedzieć, czy planujemy współpracę długoterminową, czy też może raczej usługi te będą nam potrzebne na przykład jedynie przez okres najbliższych tygodni tudzież miesięcy.
Korzyści płynące ze współpracy z wirtualną asystentką.
Podstawową korzyścią niewątpliwie jest fakt, że nie musimy zatrudniać nikogo na pełny etat. Zamiast tego możemy wykupić na przykład godzinę pracy zdalnej asystentki, gdy akurat tego potrzebujemy.
Kolejna zaleta związana jest z finansami. Wykupienie kilku, kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu godzin pracy e-asystentki na zasadzie leasingu jest w rezultacie i tak o wiele tańsze niż zatrudnianie pracownika na pełen etat. Najczęściej wykupujemy sobie tzw. pakiet godzin, a gdy się skończy, zawsze możemy taką współpracę kontynuować albo powrócić do niej w dogodnym dla siebie czasie.
Ostatnią, ale nie najmniej istotną korzyścią jest fakt, że zlecając pracę komuś innemu, oszczędzamy przede wszystkim nasz czas. A właśnie on jest tym „towarem” deficytowym, którego najbardziej przedsiębiorcom brakuje. Ponadto mamy również pewność, że zlecone przez nas zadania zostaną wykonane prawidłowo i w wyznaczonym terminie, ponieważ wirtualna asystentka bierze za to nie tylko pieniądze, ale tym samym również odpowiedzialność.
Korzystanie z usług zdalnej asystentki – szczególnie na przestrzeni minionego roku i teraz – zaczęło stawać się coraz bardziej popularne. Coraz więcej przedsiębiorców, decyduje się właśnie na tego rodzaju współpracę. Bądź co bądź przecież usługi sekretarek online wiążą się ze znaczną oszczędnością zarówno czasu, jak i pieniędzy. Dzięki temu, że wachlarz oferowanych usług jest naprawdę bardzo szeroki, każdy może po prostu dostosować je do swoich indywidualnych potrzeb.
Wirtualne asystentki to w większości przypadków osoby ze sporym doświadczeniem na różnych płaszczyznach; odpowiedzialne, kompetentne i dobrze zorganizowane – naprawdę warto skorzystać z ich usług. Zwłaszcza jeśli czujemy, że ciąży na nas nadmiar obowiązków, a chcemy rozwinąć swój biznes.
Bogusia Bińkowska (Migotk@)
