Dzisiaj kilka słów na temat, który być może nie wszystkim jest dobrze znany, dlatego tym bardziej warto o nim napisać i nieco szerzej przybliżyć tę kwestię. A zatem wirtualne biuro – jak funkcjonuje, na czym polega i dla kogo szczególnie dedykowana jest ta właśnie forma działalności?

Takie biura z całą pewnością są doskonałym rozwiązaniem na przykład dla osób, które wykonują swą pracę w modelu zdalnym. Planując założenie nowej firmy, nie możemy przede wszystkim zapomnieć o jej siedzibie, każda firma musi posiadać przecież adres. I choć co prawda taka firma może być zarejestrowana również w prywatnym mieszkaniu, to jednak nie zawsze jest to możliwe, a często też nieopłacalne – zarówno z przyczyn wizerunkowych, jak i ze względu na efektywność takiego rozwiązania. Na szczęście istnieją inne możliwości, które mogą ułatwić nam te, już i tak dość trudne początki. Idealnym tego przykładem jest właśnie tzw. wirtualne biuro, które ułatwia zarówno start, jak i dalsze funkcjonowanie naszego przedsiębiorstwa.

Wirtualne biuro – jak ono działa?

Wiadomo, początki nigdy nie są najprostsze, toteż najlepiej jest poszukać rozwiązań, które przede wszystkim zredukują koszty rozwijania i utrzymania naszej działalności, a takim rozwiązaniem może być właśnie wynajem wirtualnego biura. Zresztą nie każda działalność wymaga od razu stałego miejsca do pracy, a jedynie adresu, pod którym zostanie zarejestrowana, czyli właśnie tego, co tak naprawdę zapewnia nam wirtualne biuro. Adres ten wykorzystywany jest do rejestracji firmy i obsługi korespondencji. W praktyce działa to tak, że korespondencja kierowana jest właśnie na adres wirtualnego biura.

Wirtualne biuro i usługi jakie oferuje, potrafią nie tylko znacznie zredukować koszty, ale też pozytywnie wpłynąć na postrzeganie firmy, jak i znacznie usprawnić jej funkcjonowanie. Jest to wręcz idealne rozwiązanie, szczególnie gdy samodzielne wynajęcie lokalu nie wchodzi w grę. Zresztą, w obecnej dobie elektronizacji naszego codziennego życia, bardzo wiele jest takich działalności, do których wykonywania nie potrzebne jest stałe miejsce do pracy. Często wystarczy jedynie adres, pod którym firma będzie oficjalnie zarejestrowana. Wirtualne biura spełniają więc nie tylko tę konkretną potrzebę; są wśród nich bowiem i takie, które służą klientom również kompleksową obsługą w zakresie administracji. Za dobry przykład może posłużyć tu chociażby Gold Place – wirtualne biuro z Warszawy, AIP, tudzież Business Link. Ponadto spotykamy się też z ofertami usług księgowych, coworkingu, a nawet wsparciem w zakładaniu nowych firm, czy też zakupie gotowych spółek. Wirtualne biura funkcjonują już od 1995 roku, a obecnie jest ich na całym świecie tysiące, przy czym najwięcej oczywiście w USA, gdzie powstało pierwsze tego rodzaju biuro.

Przede wszystkim lokalizacja.

W przypadku wirtualnego biura niezwykle istotnym czynnikiem jest także lokalizacja, dlatego większość tego typu biur powstaje na ogół w centralnych punktach największych miast w Polsce oraz na świecie, i jak się okazuje, czynnikiem znacząco oddziałującym na prestiż takiego biura jest de facto właśnie jego adres. Pozytywnego obrazu firmy i pierwszego wrażenia nie da się oczywiście przecenić, dlatego właśnie tak ważny jest adres, pod którym zdecydujemy się zarejestrować siedzibę naszej firmy. W zdecydowany sposób wpływa on bowiem na pozytywny obraz firmy i jej atrakcyjność. Dobrze skomunikowane centrum miasta, z nowoczesnym biurowcem, recepcją i przeszkloną windą – to pozostawia niezatarte wrażenie na potencjalnym kliencie, czy kontrahencie. Decydując się na wirtualne biuro, kierujmy się także kwestiami wizerunkowymi. Warto zatem odwiedzić takie biuro i obejrzeć okolicę, w której się mieści. Co więcej, lokalizacja naszej firmy – i o tym również trzeba pamiętać – decyduje też o tym, pod jaki Urząd Skarbowy będziemy podlegać.

Prawdziwe spotkania w wirtualnym biurze.

Poza tym dodatkowym, zachęcającym do korzystania z wirtualnych biur plusem jest fakt, iż takie punkty dysponują zazwyczaj również w swoim zapleczu przestrzenią biurową, dzięki czemu w łatwy sposób możemy wynająć sobie dodatkowe mini biuro, biurko lub nawet całą salę konferencyjną. Jest to bardzo dobre rozwiązanie szczególnie dla tych, którzy potrzebują na przykład miejsca na spotkanie się z klientami lub wspólnikami, a we własnym mieszkaniu nie posiadają ku temu warunków. No bo spójrzmy prawdzie w oczy: czy naprawdę chcemy prowadzić negocjacje biznesowe we własnym mieszkaniu, pomiędzy dziecięcymi zabawkami a resztkami po śniadaniu? Nawet jeśli posprzątamy i dostosujemy swoje mieszkanie, to nadal jest to tylko nasze mieszkanie – łatwo zapomnieć wówczas o higienie pracy. A co z domownikami i sąsiadami? Wyobraźmy sobie, powiedzmy, prezentację swojego innowacyjnego projektu przed ważnym klientem, kiedy w tle słychać na przykład odgłosy wiertarki… Brzmi słabo, prawda? Dlatego, gdy pojawi się pilna potrzeba spotkania z potencjalnymi kontrahentami, najlepiej skorzystać właśnie z takich sal, które oferuje nasze wirtualne biuro. Nie tylko zyskamy wtedy w oczach partnerów biznesowych, ale też sami poczujemy się o wiele pewniej w tak profesjonalnym środowisku.

Profesjonalna obsługa.

Wirtualne biura z wyższej półki oferują też profesjonalną obsługę spotkań. Recepcjonistka z uśmiechem przywita naszych gości, poda napoje i przekąski lub wydrukuje potrzebne dokumenty. Tak bywa przynajmniej w niektórych biurach, choć nie jest to oczywiście standardem, dlatego warto wcześniej samemu sprawdzić jak wygląda obsługa i co jest, a co nie jest wliczone w cenę wynajęcia sali. Najlepsze w tym wszystkim jednak jest chyba to, że taką salę można wynająć nawet na pół godziny i zapłacić tylko za ten właśnie czas, a ceny są niższe niż przykładowe dwie kawy w Starbucksie.

Kolejnym ciekawym i często przydatnym aspektem rejestracji w wirtualnym biurze jest też możliwość umieszczenia logo swojej firmy, dzięki czemu przychodzący do biura klienci będą mieli po prostu pewność, że trafili pod odpowiedni adres, pod którym właśnie mieści się nasza siedziba. Natomiast osoba z recepcji zawsze może przekazać nasz kontakt i poinformować nas o takiej sytuacji.

Pracownicy.

Co więcej; ważnym elementem funkcjonowania każdej firmy naturalnie są także jej pracownicy, a w tej konkretnej sytuacji osoby, które będą świadczyły opłacaną przez nas usługę w jak najbardziej właściwy i profesjonalny sposób. Głównie chodzi tutaj o ludzi, którzy zajmować się mają naszą korespondencją, ponieważ nieterminowe przekazywanie informacji o jej odebraniu może mieć nieprzyjemne skutki – zarówno prawne, jak i finansowe. Dlatego też podpisując umowę z wirtualnym biurem warto najpierw dopytać jego aktualnych oraz byłych klientów o ich wrażenia i opinie na temat jakości tejże współpracy. Taka wiedza może nas bowiem uchronić od zbędnych nieporozumień i rozczarowań przy korzystaniu z danego biura oraz znacząco wpłynąć na podejmowaną przez nas decyzję.

Wirtualne biura i ich uniwersalność.

Ponadto wiele wirtualnych biur oferuje swoim klientom kompleksową obsługę administracyjną ich firm, czyli na przykład usługi księgowe czy coworkingowe. I chociaż biura te przede wszystkim wykorzystywane są przez freelancerów, to coraz częściej z ich usług korzystają także początkujące kancelarie prawne oraz agencje marketingowe. Wirtualne biura są również doskonałym rozwiązaniem dla zagranicznych firm, chcących rozpocząć swój biznes w Polsce. Przede wszystkim z tego powodu, iż jest to po prostu o wiele tańsze niż wynajem biura stacjonarnego.

Korespondencja.

Osoba płacąca abonament może skorzystać również z usługi wirtualnego adresu korespondencyjnego. Polega to na tym, że cała poczta firmowa przekierowywana jest na określony wirtualny adres, klient jest o tym informowany telefonicznie bądź też mailowo, po czym następnie w dogodnym dla siebie czasie może odebrać ją z siedziby wirtualnego biura. Niektóre takie biura oferują też skanowanie całej korespondencji oraz przekierowywanie jej drogą elektroniczną do swego klienta. Usługa wirtualnego adresu jest bardzo przydatna, szczególnie kiedy – na przykład z powodu firmowego wyjazdu, bądź po prostu jakiejkolwiek naszej nieobecności w mieście – list polecony zostanie odebrany, a nie odesłany z powrotem do nadawcy. Rozwiązanie to sprawdza się też w sytuacji, gdy po prostu nie chcemy otrzymywać żadnych służbowych przesyłek czy listów na swój domowy adres.

Doświadczenie przede wszystkim.

Wirtualne biura mogą też proponować profesjonalną obsługę spotkań. Należy mieć jednak gwarancję, że z usług wirtualnego biura będziemy korzystać przez lata, gdyż zmiana adresu firmy generuje tylko niepotrzebne koszty, a dodatkowo może negatywnie zaskoczyć naszych klientów i kontrahentów. Dlatego szukając takiego biura, dobrze jest zwrócić uwagę na to, które istnieją na rynku już długo, a pracownicy, którzy odbierają pocztę lub telefony w naszym imieniu działają profesjonalnie. Naprawdę warto postawić w tej sytuacji na doświadczenie, widoczny jest bowiem trend, który wskazuje, iż nowe biura tego typu szybko upadają, a ich klienci zostają po prostu „na lodzie”. Poza tym czasami takie mniejsze firmy oferują wyłącznie sam adres, bez żadnych dodatkowych usług.

A co z kosztami?

Tymczasem jeśli chodzi o koszty, to nie trudno jest zobrazować fakt, że nie należą one do astronomicznych; nawet wirtualne biuro położone w reprezentacyjnej lokalizacji – dajmy na to, biurowcu klasy A w centrum Warszawy – kosztuje z reguły ok. 200 zł miesięcznie. Mało tego, na nowych klientów bardzo często czekają też specjalne promocje, które obniżają tę, bądź co bądź i tak przecież niewielką już kwotę, nawet o kilkadziesiąt procent. Przykładem może być nadmienione powyżej biuro Gold Place. Jeżeli nie jesteśmy pewni, która propozycja jest najkorzystniejsza, wystarczy, że skorzystamy z porównywarki multiadres.pl, która przefiltruje nam wszystkie oferty wirtualnych biur i jednocześnie da nam rozeznanie w kwestii cen. Baza porównywarki zawiera aż ponad trzysta ofert z samej Warszawy, natomiast dodanie innych lokalizacji jest jedynie kwestią niedalekiej przyszłości.

Przezorny zawsze ubezpieczony.

Pomimo licznych zalet, wynikających z posiadania wirtualnego biura, przy jego wyborze i podpisywaniu umowy – podobnie zresztą, jak przy podpisywaniu jakiejkolwiek innej – powinniśmy być jednak oczywiście bardzo ostrożni. Przede wszystkim podstawowa rzecz, jaką należy zrobić zanim przystąpimy do współpracy, to sprawdzenie usługodawcy. Musimy mieć pewność, że będziemy mogli korzystać z jego usługi przez długi czas, ponieważ każda ewentualna zmiana adresu firmy to dla nas dodatkowe koszty związane z rejestracją w KRS, urzędach ZUS czy GUS, a także wprowadzenie tych zmian u naszych kontrahentów. Dodatkowo takie działanie jest też bardzo czasochłonne.

Dla kogo przeznaczone jest wirtualne biuro?

Tak naprawdę wszystkie te zalety sprawiają, że jest ono dla każdego, kto idąc z duchem czasu przy okazji chce na tym zyskać. Wirtualne biuro jest optymalnym rozwiązaniem dla wszystkich freelancerów – począwszy od copywriterów, przechodząc przez marketingowców, a na headhunterach skończywszy. Równie dobrze sprawdza się też na przykład w przypadku startupów, jak również firm zarządzanych zdalnie. Wirtualne biura cieszą się bowiem coraz większym popytem wśród początkujących kancelarii prawnych oraz podatkowych, sklepów internetowych, agencji marketingowych, firm szkoleniowych, rekrutacyjnych itp. Jest to naprawdę ogromny komfort, ponieważ zasadniczo w jednym miejscu można skumulować i załatwić wiele różnych spraw na raz. Dlatego też firmy, które zamierzają otworzyć oddział w innym mieście lub kraju, zaś z klientami spotykają się sporadycznie, powinny potraktować wirtualne biura jako źródło wymiernych korzyści. Zresztą, równocześnie możemy pracować też na etacie, a firmą zajmować się dodatkowo, po godzinach. Tak więc generalnie rzecz biorąc wirtualne biura dla każdego oferują coś, co pozwoli osiągnąć nam satysfakcję.

Z powyższych informacji wynika więc, że rejestrując firmę w takim właśnie wirtualnym biurze, nie powinniśmy mieć z tym większych problemów. Ważna jest jednak – o czym notabene już wspominałam – lokalizacja. W przypadku jednoosobowych działalności, podatki (zarówno VAT, jak i dochodowy) będą rozliczane według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Jedynie w przypadku spółki bierzemy pod uwagę adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności.

Reasumując…

Wszystko wskazuje na to, że wirtualne biura to przyszłość – przyszłość, która zaczyna się już dzisiaj. Z takich biur w stolicy coraz częściej korzystają firmy spoza Warszawy otwierając swe wirtualne oddziały, dzięki czemu pozyskują one klientów z lokalnego rynku. Na takie rozwiązanie decydują się również firmy zagraniczne prowadzące interesy w Polsce, co jest oczywiście znacznie tańszym rozwiązaniem niż kupowanie biura, wyposażanie go, obsadzanie ludźmi etc.

Tytułem podsumowania. Jak zdążyliśmy już ustalić, wirtualne biura stanowią ostatnio na rynku coraz bardziej popularną praktykę, stosowaną zwłaszcza wśród mikro przedsiębiorców. Jeszcze kilka lat temu pojawiały się pewne teorie jakoby Urząd Skarbowy miał kwestionować rejestrowanie firm w wirtualnym biurze i odmawiać w takim przypadku nadania numeru NIP. Uzasadniano ten fakt tym, że nie da się wykazać, iż takie biuro będzie mogło dobrze identyfikować potencjalnego przedsiębiorcę. Dość szybko jednak okazało się, że nie ma przepisów ani żadnych konkretnych przesłanek, które pozwalałyby twierdzić urzędnikom skarbowym, iż pod adresem wirtualnego biura nie można prowadzić działalności. Przeciwnie: jest to jak najbardziej możliwe, a zainteresowanych szczerze do tego zachęcam! 😉

Z pozdrowieniami 

Bogusia Bińkowska (Migotk@)