Praca w domu to wyzwanie nie tylko dla pracowników, którzy muszą szybko odnaleźć się w nowej rzeczywistości, ale także – a może nawet przede wszystkim – dla ich pracodawców. To przed nimi stoi bowiem zadanie nie tylko dostarczenia wyników pracy zespołu, ale także zmotywowania swoich podwładnych w tym trudnym dla całego społeczeństwa okresie. Na rynku funkcjonuje już oczywiście cały szereg firm, które pracę w systemie Home Office mają dawno wdrożoną. W obliczu epidemii COVID-19 różnego rodzaju przedsiębiorstwa i organizacje stanęły jednak niejako przed koniecznością nagłego wysłania całych zespołów do pracy zdalnej, często nie mając wdrożonych jeszcze zasad wykonywania i rozliczania efektów takiej pracy. A jako iż sytuacja jest bardzo dynamiczna, czas na opracowywanie niezbędnych procedur i zasad jest również mocno limitowany.

Cytując słowa Henry’ego Forda: „Połączenie sił jest początkiem, pozostanie razem postępem, a wspólna praca sukcesem”. W myśl tej maksymy można pokusić się o stwierdzenie, iż grupy pracowników, które zostają przekształcone w silne zespoły, z o wiele większym prawdopodobieństwem ugruntują na rynku swoją pozycję oraz przetrwają próbę czasu. Ale czy budowanie zespołu jest zadaniem łatwym? Zacząć należy przede wszystkim od tego: czym w ogóle jest taki zespół…

 A zatem jakie czynniki składają się na zespół?

Poprzez definicję „zespołu” należy rozumieć określoną liczbę osób, które posiadają wspólny cel oraz są świadome tego, że do jego osiągnięcia niezbędne jest indywidualne zaangażowanie każdej z nich. Ponadto grupa posiada zespołowe metody współpracy i przez to wykonuje swą pracę wydajniej. Kreowanie zespołu następuje także poprzez właściwy dobór pracowników o podobnych kompetencjach oraz profilach osobowościowych. Kwestią kluczową nie jest tu jednak angażowanie członków zespołu do robienia wszystkiego razem, lecz określenie odpowiedniego momentu na przekazanie poszczególnych zadań innemu pracownikowi.

Jak zarządzać rozproszoną grupą ludzi na odległość?

Nowoczesne rozwiązania technologiczne sprawiają, że praca zdalna w obecnej – dość newralgicznej – sytuacji na rynku staje się coraz popularniejsza, a wręcz nieodzowna. Zarządzanie rozproszonym zespołem na odległość to dla liderów wprawdzie duże wyzwanie, jednak wystarczy wdrożyć kilka prostych rozwiązań i odpowiednio przygotować swój zespół, aby czerpać z takiego modelu pracy wymierne korzyści.

Komunikacja w zespole rozproszonym – jak o nią zadbać?

Zasadniczo w zespole niezwykle ważny jest bieżący przepływ informacji. Powiadamianie pracowników o tym, co dzieje się w firmie pozwala bowiem uniknąć wielu błędów i nieporozumień. Wszelkie ogłoszenia dotyczące spraw firmowych i poszczególnych projektów powinny być więc przekazywane na bieżąco. Identyfikacja potrzeb oraz problemów zespołu jest ważna na każdym etapie tworzenia lub istnienia takiej struktury. Przykładowo: można zastosować pytania kontrolne, ankiety, czy też indywidualne rozmowy. Tak skrupulatnie przeprowadzony wywiad stanowić może punkt odniesienia dla analizy oraz wspólnej dyskusji. W praktyce nie z każdej grupy pracowników można stworzyć zgrany, dobrze funkcjonujący zespół i należy wziąć to pod uwagę. Warto na początku ustalić też jeden konkretny kanał komunikacyjny, który następnie będzie wykorzystywany w tym właśnie celu, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu – niezależnie od miejsca pracy – poznają cele firmy i swoją rolę w ich realizacji.

Budowanie skutecznego zespołu – jakie są tego zalety?

Zarządzanie zespołem rozproszonym pozwala na zatrudnianie pracowników bez względu na ich miejsce zamieszkania, dzięki czemu można rekrutować najlepszych specjalistów nawet z bardzo niszowych dziedzin. Maleją też wówczas koszty prowadzenia działalności, ponieważ nie trzeba płacić chociażby za wynajem biura, elektryczność, zużycie wody itp. Oprócz tego w dobrze zgranym zespole poszczególni jego członkowie są bardziej zorientowani na potrzeby swoich kolegów i koleżanek, dzięki czemu poprawie ulega też przepływ informacji pomiędzy nimi. Ponadto pracownicy są nawzajem świadomi swoich silnych i słabszych stron, a taka sytuacja umożliwia z kolei skonkretyzowanie, czym dana osoba kieruje się w swoim postępowaniu. Reasumując: zgrany zespół odnosi sukcesy częściej niż inne, jeżeli jest świadom kierunku rozwoju firmy i możliwych do zrealizowania celów oraz kiedy wykorzystuje różne warianty działania i opiera się na wzajemnym zaufaniu.

Jakie wątpliwości mają najczęściej osoby przechodzące na tryb pracy zdalnej?

Obawy przedsiębiorców związane z zarządzaniem zespołem na odległość wynikają zwykle głównie z ograniczonego zaufania do pracowników i mniejszych możliwości kontroli. Pojawiają się również głosy, że w zespołach rozproszonych występują problemy z integracją, co z kolei ma negatywny wpływ na wydajność pracy. Można temu jednak zapobiec, wdrażając w firmie przemyślane procesy i zapewniając odpowiednie szkolenia. Przestawienie się na pracę zdalną wymaga też oczywiście zmiany podejścia i nastawienia.

Czy istnieją przeszkody w budowaniu zgranego zespołu?

Z całą pewnością. Takie przeszkody mogą wynikać zarówno ze strony postawy pracowników, jak i samego pracodawcy. Dodatkowo czynniki zewnętrzne, takie jak na przykład nerwowa atmosfera pracy, czy codzienny stres mają oczywiście zdecydowanie negatywny wpływ na proces budowania zespołu. Ponadto do przeszkód zaliczyć trzeba również:

• Brak chęci do wzajemnej współpracy i integracji;
• Rywalizację członków zespołu;
• Niski poziom zaufania do siebie nawzajem;
• Słabą motywację do pracy;
• Różnice charakteru i osobowości pracowników.

„Najpierw wysłuchaj, potem bądź wysłuchany” – to jeden z siedmiu nawyków Stevena Covey’a, jako klucz do skutecznej komunikacji.

JAK ZARZĄDZAĆ PRACĄ ZDALNĄ – PORADY DLA LIDERÓW ZESPOŁÓW

1. Bezpieczeństwo przechowywania danych. Przede wszystkim upewnij się, że Twój zespół dysponuje odpowiednimi narzędziami do realizacji zadań. Uczul swych pracowników, aby zawsze korzystali z bezpiecznego łącza internetowego, pilnowali wydruków, nośników, czy też używali zaszyfrowanych połączeń, haseł do plików itd. Bardzo istotny jest także dostęp do dokumentów, folderów, aplikacji, czy też systemów. Jeżeli w firmie nie ma zdalnych dostępów, jasno zakomunikuj podwładnym, w jaki sposób mają zapewnić sobie dane, tudzież dokumenty do pracy. Pamiętaj przy tym, że zabieranie ze sobą wydruków lub zgrywanie plików na pendrive grozi wyciekiem informacji. Dlatego sprawdź najpierw, czy pracownicy posiadają własne laptopy, telefony i oczywiście dostęp do Internetu – brzmi być może banalnie, ale bez tego raczej trudno pracować w domu.
2. Dobrodziejstwa współczesnej techniki – łatwy dostęp do Internetu oraz różnego rodzaju narzędzi. Jeżeli tylko polityka bezpieczeństwa firmy na to pozwala, należy korzystać z różnego rodzaju aplikacji, takich jak na przykład jedne z najbardziej popularnych komunikatorów do organizowania wideo spotkań i telekonferencji (typu Skype, Zoom, FaceTime), czatów (Messenger, WhatsUp), dostępu do skrzynki mailowej, aplikacji do skanowania itp. Oczywiście wszystko z zapewnieniem bezpieczeństwa danych.
3. Skuteczna komunikacja – zarówno telefoniczna, jak i mailowa. Nie da się pracować w zespole nie komunikując się ze sobą nawzajem, toteż bardzo ważne jest, by pracownicy nauczyli się słuchać drugiej osoby oraz potrafili wyrażać swoje własne opinie w sposób klarowny i czytelny dla innych. Dzięki efektywnej komunikacji praca w zespole przynosi więcej korzyści dla wszystkich. Ponadto liczy się także umiejętne zadawanie pytań oraz dawanie informacji zwrotnej, mówienie wprost o swoich oczekiwaniach, a także otwartość na pomysły i zdanie innych.
4. Wzajemny szacunek, współpraca i zaufanie. Pozwalaj pracownikom na samodzielność, zamiast kontroli, rozmawiaj i angażuj ich w określone projekty. Jeśli tworzymy już zespół, to – chcąc aby funkcjonował on jak najlepiej – musimy szanować pozostałych jego członków; ich zdanie, światopogląd, opinie etc. Nie powinniśmy, a nawet wręcz nie możemy pod żadnym względem nikogo dyskryminować. Albowiem, jak choćby z samej definicji wynika, zespół to zgrana grupa, która powinna rozumieć się nawzajem i wspierać. Poza tym zadbaj o przestrzeganie wspólnych zasad oraz wartości, budowanie relacji w zespole, spotkania integracyjne online i nie tylko.
5. Bądź w stałym kontakcie. Praca w domu nie musi wcale oznaczać końca spotkań zespołowych, czy też 1:1, które możesz prowadzić przecież poprzez wideokonferencje lub po prostu telefonicznie. Będąc dostępny dla swych pracowników, tym samym dasz im dobry przykład, a także sprawnie zarządzisz pracą działu. Rozmowy telefoniczne, czy też konferencje wideo nie tylko wzmocnią relacje w zespole, ale także pozytywnie wpłyną na jego morale.
6. Egzekwuj polecenia i precyzyjnie formułuj wytyczne. Postaraj się zawsze jasno zdefiniować i określić swoje oczekiwania; dotyczące na przykład godzin pracy, sposobu komunikacji, utrzymywania relacji z partnerami biznesowymi itp. Ustalaj i rozdzielaj poszczególne zadania biorąc pod uwagę, które z nich mogą być zrealizowane w domu, a które wymagają obecności w siedzibie firmy.
7. Rozliczaj z wykonanych zleceń. Umawiaj się wcześniej z pracownikami na sposób rozliczania wyników ich pracy. Częstotliwość i poziom szczegółowości wytycznych zależy zarówno od stanowiska, jak też od poziomu samodzielności i kompetencji danego pracownika. I tak przykładowo inaczej będziemy rozliczać osobę początkującą, tj. pierwszy raz pracującą zdalnie, a inaczej eksperta, dla którego praca w systemie Home Office stanowi regularną praktykę. Jako iż sytuacja jest dość wyjątkowa, zawsze w klarowny sposób komunikuj zespołowi swoje oczekiwania, związane z ich dostępnością i raportowaniem.
8. Okazuj zaufanie. Praca w systemie zdalnym niewątpliwie wymaga szczególnego rodzaju zaufania. Zaufanie jest także fundamentem budowania zaangażowania wśród pracowników, a tym samym tworzenia wysokich standardów i kultury organizacyjnej. Staraj się unikać wchodzenia w tryb tzw. mikrozarządzania, telefonując co chwilę do swych pracowników, bądź też co godzinę oczekując podsumowań wykonanych już zadań, która to praktyka mogłaby być oczywiście dość irytująca i stresująca. Jasno sprecyzuj natomiast zasady raportowania, będąc przy tym wyrozumiały – niektórzy w systemie pracy zdalnej będą bowiem stawiać dopiero swe pierwsze kroki. Przy okazji nie zapominaj, że dzieci i partnerzy Twoich podwładnych najprawdopodobniej także przebywają w domach razem z nimi, co jest już wyzwaniem samym w sobie. W tym przypadku ważna jest więc równowaga pomiędzy zaufaniem, a jasnymi oczekiwaniami, ponieważ taka postawa lidera z góry nakreśli dla zespołu pewne granice.
9. Pamiętaj o przepływie informacji – dziel się nimi na bieżąco z pracownikami, co zapewni sprawną komunikację i jasność sytuacji. Zadbaj o to, by pracownicy mieli dostęp do niezbędnych danych oraz znali podejmowane przez Ciebie lub Twych przełożonych decyzje. Warto pomyśleć też o wspólnych folderach, dzięki czemu wszystkie bieżące dokumenty i informacje będą znajdowały się na jednym konkretnym nośniku.
10. Atmosfera w miejscu pracy. Kiedy uświadomimy sobie fakt, że praca zajmuje aż jedną trzecią naszego życia, powinniśmy zrobić wszystko, aby czas w niej spędzony przebiegał w możliwie jak najlepszej atmosferze, która to naturalnie ma również realny wpływ na efektywność.
11. Odpowiedzialność. Ważne jest, aby każdy członek zespołu z osobna poczuwał się do odpowiedzialności za całą grupę. Jeżeli zespół ma do zrealizowania jakiś konkretny projekt, to każda osoba powinna oczywiście brać czynny udział we wspólnej pracy.
12. Pozycja lidera. Jak wiadomo w zespole niezwykle istotną funkcję pełni jego lider, którego zadaniem jest przede wszystkim scalanie grupy, motywowanie ludzi do pracy, rozwiązywanie lub łagodzenie ewentualnych konfliktów, emanowanie pozytywną energią, wskazywanie drogi oraz szeroko rozumiane wsparcie. Poza tym jako lider powinieneś zachować też spokój w każdej, nawet najtrudniejszej sytuacji.

Kilka najlepszych polskich narzędzi do zarządzania e-pracą:

• Nozbe – prosta w obsłudze aplikacja do zarządzania projektami, dostępna na każdym systemie operacyjnym.
• IC Project – narzędzie do zarządzania projektami i kontrahentami, które pozwala również na fakturowanie i rozliczanie kosztów.

• PM Compass – w pełni funkcjonalny program do zarządzania zespołem, projektami oraz doprowadzenia dokumentacji.

• For Task – rozbudowana aplikacja do zarządzania zespołami i projektami z wbudowanym czatem.

• InStream – aplikacja, która pomaga budować i utrzymywać relacje biznesowe. Można ją też połączyć z kontem LinkedIn oraz innymi platformami social media.

• Time Camp – narzędzie do monitorowania komputera i ewidencji czasu pracy, umożliwiające również fakturowanie projektów.

Narzędzia ułatwiające pracę zdalną, które warto znać:

• Google Hangouts – komunikator internetowy powiązany z kontem Google.
• Trello – aplikacja do zarządzania projektami, współpracująca z Google Drive i Dropbox.
• Slack – komunikator internetowy do przesyłania wiadomości tekstowych, głosowych oraz multimediów.
• Dropbox – wirtualna przestrzeń dyskowa do przechowywania i udostępniania plików.
• Microsoft Teams – pakiet Office z dodatkową funkcją czatu, wideokonferencji i przestrzeni dyskowej.

• Zoom – platforma do organizowania konferencji i webinarów (nawet 10000 widzów).
• Asana – narzędzie do zarządzania projektami oraz do komunikacji online, współpracujące z pakietem G Suite.

Praca w domu – szczególnie w tym, jakże trudnym obecnie okresie wszechobecnej pandemii koronawirusa – stanowi dla pracowników bardzo ciekawe udogodnienie, a ponadto jest także doskonałą alternatywą dla firm, chcących zapewnić ciągłość biznesową swych organizacji. Niemniej jednak nie zostawiajmy naszych pracowników „samych sobie” w ich domowej izolacji. Sytuacja jest bowiem na tyle specyficzna, że wymaga od nas wszystkich – a w szczególności od liderów – większej uwagi, planowania, ale również empatii i zrozumienia. Tym bardziej szanować należy więc pracodawców, którzy wyszli pracownikom naprzeciw, oferując im (oczywiście w ramach realnych możliwości, gdyż są także zadania, których po prostu zdalnie wykonać nie sposób) opcję pracy w domu. Świadczy to nie tylko o biznesowej intuicji oraz wyczuciu, ale także o trosce o pracowników, jak również klientów.

Z pozdrowieniami

Bogusia Bińkowska (Migotk@)