Jak wykorzystać szansę pracy zdalnej?

Rzeczywistość, w której się nagle znaleźliśmy – mimo, iż tymczasowa – dla wielu z nas okazała się niewątpliwie poważną i realną przyczyną zmartwień i stresów. W kwestiach zawodowej przyszłości, ale również w kontekście uniknięcia ewentualnego zarażenia koronawirusem jesteśmy na przykład uważani za jednych z największych sceptyków w skali europejskiej.

Szerząca się wokół pandemia wywróciła nasze dotychczasowe myślenie niemal o 180 stopni, stawiając nas jednocześnie przed ogromnym wyzwaniem. Niespodziewanie zostaliśmy wtłoczeni w sytuację niepewności i strachu o zdrowie oraz dalsze funkcjonowanie. Według tzw. Monitoringu Nastrojów, aż 43% Polaków odczuwa niepokój uważając, że sytuacja materialna ich gospodarstwa domowego pogorszyła lub pogorszy się w ciągu najbliższych miesięcy.

W tym niecodziennym momencie uczymy się pracować na nowo…

Obecne realia są nie tylko zaskakujące, lecz po ludzku też bardzo trudne. Praca zdalna natomiast, która to w zaistniałych okolicznościach stała się nagle furtką, a także znakomitą i trafiającą w potrzeby potencjalnych pracowników bardziej niż kiedykolwiek – poza samą technologią, przede wszystkim wymaga również zaufania, jasności celów oraz wzajemnego i szczerego wsparcia. E-praca w warunkach ogólnoświatowego kryzysu to już wielowymiarowa umiejętność, domagająca się reorganizacji na wielu płaszczyznach życia i zadbania o nasze zdrowie także w aspekcie psychicznym. Aby móc jak najlepiej przejść przez ten newralgiczny okres, stworzony został na przykład cykl edukacyjno-szkoleniowy #możesznanasliczyć, w ramach którego pewna grupa osób z portalu Goldenline, bazując na własnych doświadczeniach, dzieli się swoją wiedzą i narzędziami. Program ten został stworzony w oparciu o niemal 10 tysięcy odpowiedzi na pytania dotyczące obaw związanych z życiem zawodowym oraz organizacją pracy w dobie kryzysu.

Znalazłszy się w sytuacji nowej dla nas wszystkich, w tym dziwnym czasie, praca pozostaje niezwykle istotnym i wartościowym elementem utrzymania w miarę normalnej codzienności. Nie tylko ze względu na zabezpieczenie naszego bytu pod kątem materialnym, ale też szansę na kontynuowanie dotychczasowego życia, podniesienie kondycji psychicznej, jak również podtrzymanie relacji ze współpracownikami. Aktualna sytuacja stanowi też niewątpliwie gigantyczne wyzwanie dla wielu firm, wymuszając automatycznie zmiany sposobu oraz stylu pracy praktycznie z dnia na dzień i bez uprzedniego przygotowania odpowiedniej infrastruktury, procesów, czy chociażby samych pracowników.

Ogólnie można więc stwierdzić, iż bierzemy obecnie udział w pewnego rodzaju globalnym eksperymencie, w ramach którego dosłownie miliony pracowników poprzez nowe okoliczności zostało nagle niejako zmuszonych do przejścia ze stacjonarnego w tryb pracy zdalnej. To oczywiście ogromny test – nie tylko z uwagi na aspekty techniczne, takie jak na przykład stabilność VPN, tudzież dostępność do narzędzi współpracy online, ale przede wszystkim dla kultury pracy w wielu organizacjach.

Kiedy przyjdzie czas powrotu do normalności, a więc do okresu sprzed epidemii, wielu pracowników z pewnością zmieni swe zawodowe priorytety, w tym także podejście do tego, jakie czynniki są dla nich w pracy najistotniejsze.

Niepokój na rynku pracy – szansą praca zdalna.

Większość pracowników niepokoi głównie niestabilność miejsca pracy, a w konsekwencji pogorszenie ich sytuacji finansowej. Problem ten potęguje spodziewany zastój na rynku pracy.

Naturalnie ani pracodawcy, ani pracownicy w zdecydowanej większości przypadków nie byli na taki scenariusz rozwoju przyszłości gotowi. Scenariusz, w którym to nie tylko jakieś pojedyncze osoby raz na jakiś czas pracują sobie w domu, lecz całe rzesze pracowników przechodzą właśnie na tryb pracy zdalnej, i w zasadzie nie wiadomo na jak długo.

Dla większości firm i przedsiębiorstw obecny czas jest przede wszystkim testem przetrwania sytuacji, na którą obiektywnie patrząc nie mamy większego wpływu. Utrzymanie biznesu stanowi jednakże sprawę kluczową, a do tego niezbędne jest zapewnienie ciągłości projektów oraz wykonujących je zespołów. Zadbanie o efektywną pracę zdalną, odpowiednie wsparcie i narzędzia – zarówno zarządzającym, jak i pracownikom, a także samym klientom – jest dla wielu istotnym wyzwaniem. Dlatego na portalu Kantar przeprowadzone zostało badanie na reprezentatywnej grupie pracowników, którzy w efekcie pandemii przenieśli biura do swoich domów. W badaniu tym przyjrzano się szczegółowo praktykom i rozwiązaniom stosowanym przez firmy w celu zapewnienia ciągłości pracy w warunkach domowych. Pod lupę wzięto zarówno obszar kontroli i zarządzania, wykonywania codziennych obowiązków przez pracowników, jak również rozwiązań i systemów technologicznych, które zdają lub nie zdają testów. Patrząc na najlepiej i najgorzej sprawdzające się rozwiązania, w sposób wyraźny widać jak efektywnie utrzymać ciągłość pracy w czasie trwania epidemii.

Praca zdalna szansą na ciągłość biznesu.

Oczywiście nikomu z nas nie zależy na tym, aby machina biznesu się zatrzymała, nie leży to bowiem w niczyim interesie, a jej dynamiczny rozwój umożliwia właśnie praca zdalna. Wierząc, że obecna sytuacja jest jedynie przejściowa, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy podejmują wszelkie wysiłki przystosowania się do nowych warunków.

Goldenline poczynił na przykład pierwszy krok w stronę elastycznego trybu pracy i aż w 62% firm, w których pracują użytkownicy tego serwisu, poniesiono już koszty (finansowe albo czasowe) wprowadzenia tymczasowego modelu pracy zdalnej. Tę formę pracy wykonuje dziś grupa większa niż kiedykolwiek wcześniej. Warto iść więc za ciosem i w pełni przygotować się organizacyjnie (i nie tylko) na możliwość pracy zdalnej – efektywnej zarówno finansowo, jak i pod kątem doboru pracowników na rynku pracy. 82% użytkowników Goldenline, którzy mają taką możliwość, pracuje zdalnie, jednak niemal co szósty z nich (przynajmniej początkowo) nie czuł się do tego w pełni przygotowany.

Wyzwania pracy zdalnej.

To właśnie teraz jest doskonały moment na to, żeby zweryfikować wyzwania związane z wprowadzeniem pracy zdalnej w tak szerokim wymiarze. Warto stawiać im czoła, by nie tylko nie zniechęcić pracowników do tej nowoczesnej i bardzo przyszłościowej formy współpracy, lecz aby również po powrocie do „normalności”, praca zdalna w dalszym ciągu mogła stanowić normę lepszej jakości w sprawnie zarządzanej organizacji.

Organizacja pracy – infrastruktura domowa oraz firmowa.

Jako iż gros pracowników praktycznie z dnia na dzień ze swoją pracą z siedziby firmy przeniesiona została do własnych domów, większość zwyczajnie nie była na to przygotowana. Dla części osób pracujących zdalnie wyzwaniem okazała się na przykład szybkość internetowego łącza (szczególnie podczas rozmów wideo). Część pracowników natomiast nie ma w domu chociażby zwykłych biurek lub odpowiednio wyprofilowanych foteli, na których wygodnie i bezpiecznie dla kręgosłupa mogliby przesiedzieć cały, ośmiogodzinny dzień pracy. Informatykom i analitykom z kolei często brakuje w domach dużych monitorów, a osobom pracującym na dokumentach papierowych – drukarek i skanerów. Ponadto pojawiają się też wątpliwości odnośnie kwestii, kto miałby ponieść koszty przystosowania mieszkania do pracy w nim.

Użytkownicy portalu Goldenline wskazali, że potrzebują poszerzenia wiadomości zarówno w obszarach wiedzy „miękkiej” – takiej, jak organizacja życia z pracą w domu; jak i „twardych” – nauki narzędzi do pracy zdalnej czy umiejętności prowadzenia spotkań. Forma przekazania takiej wiedzy może być zarówno interaktywna (webinar), jak i nieinteraktywna (artykuł, ebook). Społeczność Goldenline była też otwarta na cykliczną formę poszerzenia wiedzy, jaką może być newsletter.

Zagadnienia dotyczące pracy zdalnej, które interesują pracowników:

Zdrowie ciała, ducha i umysłu przy pracy zdalnej – 51%;
Narzędzia przydatne w pracy zdalnej – 36%;
Efektywne spotkania online – 35%;
Kultura pracy zdalnej – 27%;
Zdalne treningi – 25%;
Rekrutacja online – 20%;
Zdalne wprowadzenie na stanowisko pracy – 18%;
Pierwsze kroki w pracy zdalnej – 8%;
Inne – 5%.

Elastyczny tryb pracy będzie wkrótce stałym trendem na rynku zatrudnienia, gdyż:

53% pracowników chciałoby pracować elastycznie;
76% z tych, którzy mają taką możliwość pracuje właśnie zdalnie;
95% pozytywnie ocenia doświadczenie pracy zdalnej – ocena ta jest wysoka i stabilna wśród większości grup demograficznych oraz społecznych.

Praca zdalna pożądana przez pracowników.

Wdrożenie pracy zdalnej stanowi oczywiście ogromną szansę bycia konkurencyjnym pracodawcą, a możliwość takiej formy współpracy jest bardzo pożądana. Dzięki opcji pracy zdalnej mamy bowiem na przykład dostęp do szerszego wyboru pracowników. Ponadto taka forma pracy stanowi realne szanse obniżenia kosztów prowadzenia biura.

Zapewne jeszcze nie wszyscy pracownicy czują się do systemu pracy zdalnej w pełni przygotowani, aczkolwiek wykazują niewątpliwie coraz większe zainteresowanie i chęć rozwoju swych kompetencji – m.in. na tej właśnie płaszczyźnie. I oczywiście jest to bardzo pozytywny trend, gdyż idąc z duchem czasu, chcemy poszerzać swoje umiejętności w różnorodnych aspektach, a tę formę pracy z całą pewnością zaliczyć można jako rozwojową i świetnie wróżącą na przyszłość.

Pierwsze kroki już mamy za sobą, tak więc teraz postarajmy się tylko umiejętnie to wykorzystać. Na przestrzeni ostatnich miesięcy znaczna część Polaków niemalże z dnia na dzień zaczęła nagle pracować w trybie zdalnym, a „awaryjne” wdrożenie tego rozwiązania stało się palącą kwestią wielu firm. Znaleźliśmy się w nietypowej sytuacji, gdzie na niespotykaną dotąd skalę wielu z nas próbuje różnych metod pracy zdalnej. Jednak zainteresowanie takiego rodzaju pracą wśród pracowników było widoczne już znacznie wcześniej.

W roku 2018 Kantar Polska we współpracy ze start-upem Remote-How przeprowadziło badanie wskazujące, że pracownicy chcą pracować w elastycznych godzinach i w systemie zdalnym, a wśród osób, które już tak pracują sukcesywnie wzrasta zadowolenie z pracy oraz lojalność wobec pracodawców.

STATYSTYKI:

Organizacja pracy:

29% spośród pracowników nie potrafi poradzić sobie z efektywnym wypełnianiem obowiązków, jak również boryka się z emocjonalnymi skutkami tego trybu pracy.

Infrastruktura domowa vs. infrastruktura firmowa:

24% dostrzega brak odpowiedniego wyposażenia do pracy w ich własnym domu.
10% problem widzi w braku dostosowania infrastruktury firmy do pracy z domu.

Wymiana wiedzy i doświadczenia:

9% wskazuje na utrudniony przepływ informacji i poszerzania swych wiadomości.

Współpraca z klientami:

12% uważa, że nie tylko w ich organizacji potrzebna jest zmiana – na nowo muszą nauczyć się pracować również klienci.

COVID-19 sprawił, iż znaleźliśmy się w sytuacji, w której wielu z nas – chcąc tego czy nie -po prostu musi pracować zdalnie. Ale już nawet przed pandemią, osoby wykonujące swą pracę poza biurem coraz wyraźniej dostrzegały płynące z takiego systemu pracy korzyści. Jednocześnie, według badań, praca zdalna zwyczajnie się firmom opłaca. Wykorzystajmy zatem obecne rozpowszechnienie się tego modelu pracy i zróbmy kolejny krok, by w pełni wdrożyć go w życie.