Dobra organizacja pracy oraz sprawny przepływ komunikacji w zespole to oczywiście dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy kwestie absolutnie kluczowe i zasadnicze. Co zrobić, aby pracować efektywnie i właściwie ustalić priorytety?

Celem pracy zdalnej, jak zresztą każdej innej, jest wykonywanie powierzonych zadań i efektywność, do której pracownik potrzebuje oczywiście swobody i koncentracji, a nie na przykład ciągłych przerywników w postaci chociażby odpisywania na e-maile, tudzież spędzania cennych minut lub nawet godzin na długich wideokonferencjach lub czatach, organizowanych przez niektórych pracodawców w celu sprawowania kontroli, niekiedy częściej niż jest to konieczne.

Pracując w zespole, bez względu na to jak bardzo się staramy, wyniki nie zawsze zależą wyłącznie od nas samych, co oczywiście bywa deprymujące i dość frustrujące. Są jednak sposoby, dzięki którym wspólnie możemy działać efektywniej, w tym celu potrzebujemy tylko środowiska sprzyjającego pracy zespołowej. Z dobrym systemem komunikacji i skutecznym narzędziem do współpracy osiągnięcie zamierzonych planów i zadań przyjdzie nam o wiele szybciej i sprawniej, niezależnie od tego czy pracujemy w biurze, czy też w trybie zdalnym.

Ostatnio, szczególnie w kontekście pandemii COVID-19, temat pracy zdalnej i zarządzania zespołem, którego członkowie pracują w swoich mieszkaniach, a więc poza zasięgiem wzroku szefa lub managera, stał się niezwykle istotny dla wielu firm. Wykonując obowiązki służbowe zdalnie, na ogół nikt nam w tym nie przeszkadza, nie może po prostu podejść i odciągnąć nas od danego zadania (chyba, że sami mu na to pozwolimy). Krótko mówiąc system NoOffice gwarantuje nam więcej czasu na pracę w pełnym skupieniu, podczas której notabene osiąga się najlepsze rezultaty i opracowuje najskuteczniejsze rozwiązania. Tymczasem nasi szefowie, nie mając możliwości realnego i bieżącego wglądu w to, co akurat w danej chwili robimy, mogą odczuwać – skądinąd zresztą zupełnie zrozumiałą – niepewność odnośnie na przykład naszej automotywacji oraz potrzebę pewnego rodzaju „inwigilacji”, kolokwialnie rzecz nazywając.

I tutaj pojawia się właśnie miejsce na pytanie: czy lepiej sprawować ścisłą kontrolę nad pracownikami, czy też może istnieją jakieś lepsze sposoby na skuteczność i wydajność zespołu?

Przekonajmy się zatem, czy powiedzenie: „zaufanie jest dobre, ale kontrola jeszcze lepsza” ma pokrycie w rzeczywistości. Przy okazji dowiedzmy się także, jak zespół Nozbe wykorzystuje nowe technologie i jakie zasady przyjął, by komunikować się efektywniej.

Zacznę jednak od kilku zdań wstępu na temat – zapewne nie wszystkim jeszcze znanej – piramidy komunikacji Nozbe oraz tego, co na ten temat mówi sam założyciel, niezwykle przydatnej, platformy Nozbe i jej pomysłodawca, pan Michał Śliwiński*.

„Komunikacja w zespole zdalnym opiera się na zasadach wypracowanych przez lata i stale optymalizowanych. Są one osadzone na koncepcji piramidy komunikacji, jak również potrzebie wygospodarowywania jak największej ilości czasu na pracę w pełnym skupieniu. Ważna jest komunikacja asynchroniczna oraz szacunek dla czasu i koncentracji innych. W Nozbe Team na przykład komunikujemy się przede wszystkim poprzez jasno sformułowane zadania i zawarte w nich komentarze. Wykorzystujemy też najlepsze dostępne narzędzia, które przez lata sobie wybieraliśmy i testowaliśmy”.

Idea pracy zdalnej była obecna w firmie od początku, aczkolwiek był to tylko jeden z głównych filarów tworzenia zespołu Nozbe, który Michał Śliwiński, założyciel i CEO firmy, zaczął budować 13 lat temu. Wszyscy pracują tu zdalnie i nie ma centralnego biura. Główny zespół liczy 25 osób pochodzenia polskiego i komunikujących się także po polsku, ale rozsianych po całym świecie. Na stałe współpracuje z kilkunastoma freelancerami z różnych krajów i różnych stref czasowych. Natomiast podstawą komunikacji jest uniwersalna aplikacja Nozbe, w której to de facto tworzone są wszelkiego rodzaju projekty, zadania oraz pisane komentarze i załączane pliki. Do spraw bardziej doraźnych wykorzystywany jest Slack (czat) oraz Zoom (rozmowy video).

PIRAMIDA KOMUNIKACJI W ZARYSIE.

Zamiast stosować jedynie komunikację o niskiej lub wysokiej przepustowości, co stanowi praktykę dość często realizowaną w tradycyjnych biurach, Nozbe wyróżnia aż pięć poziomów komunikacji. Zajmują one różne pozycje pomiędzy dwoma skrajnymi biegunami – „najmniejszą” i „największą przepustowością” a nowe technologie oraz dostępne aplikacje sprawiają, że komunikacja na każdym z poziomów jest optymalna. Oto pięć typów, wyodrębnianych w piramidzie komunikacji Nozbe.

➡ Poziom 1. Zacznij i skończ.

Praca w skupieniu i na najwyższych obrotach.

To absolutny trzon, na jakim powinna opierać się piramida komunikacji, w warunkach idealnych większość czasu spędzalibyśmy właśnie na tym poziomie. Zero rozpraszaczy i dekoncentracji. Po prostu skupiamy się wyłącznie na realizacji docelowego zadania, a gdy już je ukończymy, przedstawiamy efekty naszych działań współpracownikom. Na tym poziomie komunikujemy się zatem poprzez rezultat naszej pracy.

➡ Poziom 2. Informacje zwrotne na spokojnie.

Oczekiwanie na feedback współpracowników.

Po ukończeniu określonego zadania potrzebne są nam zwykle informacje zwrotne od zwierzchnika lub innej kompetentnej osoby. W tradycyjnym modelu pisalibyśmy w tej sytuacji e-maila, na zasadzie: kończymy pracę i przesyłamy jej efekt do współpracownika z prośbą o ocenę i ewentualne uwagi. W naszym systemie nie oczekujemy jednak natychmiastowej reakcji na swoją wiadomość. Po prostu potrzebujemy feedbacku i spodziewamy się, że wybrana osoba prześle nam go tak szybko, jak będzie mogła. Tak więc nie przeszkadzamy jej, ale liczymy na pomoc. Na tym poziomie komunikujemy się poprzez informacje zwrotne.

➡ Poziom 3. W tę i z powrotem.

Wiadomości na bieżąco.

Czasami bywa tak, że informacja zwrotna potrzebna jest niemal natychmiast. W tradycyjnym środowisku pracy utarło się, aby w takiej sytuacji po prostu podejść do biurka szefa lub któregoś ze współpracowników. Dzięki współczesnej technologii można skorzystać jednak z aplikacji do czatowania, by nie przeszkadzać w ten sposób naszym kolegom i koleżankom. Wysyłając wiadomość na czacie, sygnalizujemy, że potrzebujemy doraźnej pomocy. Na tym poziomie komunikujemy się więc za pomocą krótkich wiadomości tekstowych, aby móc ukończyć rozpoczęte zadanie.

➡ Poziom 4. Natychmiastowy feedback.

Odpowiadajmy na pytania.

Zdarza się, że potrzebujemy przedyskutować z kimś konkretny temat, ale nie wymagamy od współpracownika, aby poświęcił nam 100% uwagi. Na tym etapie korzystamy więc z rozmów głosowych. W zwykłym biurze oczywistym narzędziem w takiej sytuacji jest telefon –rozmówca może szybko przekazać nam niezbędne informacje, nie zaprzestając jednak przy tym wykonywania innych czynności (np. przemieszczania się, prowadzenia samochodu itp.) Na tym poziomie komunikujemy się znacznie szybciej, starając się w miarę możliwości szanować przestrzeń innych.

➡ Poziom 5. Spotkania.

Twarzą w twarz.

Bywają też naturalnie sytuacje, które wymagają spotkania twarzą w twarz. Jest to jednak najrzadziej wykorzystywana przez Nozbe forma komunikacji, która nie powinna być stosowana jako „domyślna”. Wymaga ona bowiem przygotowania i absolutnego zaangażowania wszystkich porozumiewających się stron. Każdy uczestnik spotkania jest skoncentrowany wyłącznie na bieżącej dyskusji i zobowiązany do aktywnego w niej uczestnictwa. Na tym poziomie komunikacja przebiega wprawdzie bardzo szybko, ale okupiona jest pewnymi kosztami. Z tego też powodu najlepiej jest uciekać się do ww. kanału sporadycznie i tylko w przypadkach, gdy spotkanie jest naprawdę konieczne.

Spróbujmy na koniec usystematyzować zawarte powyżej informacje odnośnie tworzenia systemu komunikacji. Wiadomo, zespół to grupa osób, które – co oczywiste – myślą inaczej i mają swoje indywidualne przyzwyczajenia. W zespole rozproszonym trzeba wziąć pod uwagę jeszcze jeden czynnik: różne osoby mogą pracować w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Aby firma mogła więc działać efektywnie, należy wprowadzić jasne zasady komunikacji i – co ważne – muszą one uwzględniać cele zespołu w sposób, który będzie komfortowy i neutralny dla jego członków.

Stosowana w Nozbe piramida komunikacji, reguluje przepływ informacji w zdalnie pracującym zespole, a opiera się ona na trzech głównych zasadach, czyli: przekonaniu o tym, że praca w skupieniu jest kluczowa oraz poszanowaniu czasu i ustrukturyzowanej wymianie informacji. Gdy tylko jest to możliwe, należy starać się komunikować asynchronicznie, tak aby wzajemnie sobie nie przeszkadzać. Na przykład, kiedy potrzebna jest informacja zwrotna, ale dany temat może zaczekać (a w większości przypadków faktycznie może), czekamy aż nasz współpracownik znajdzie wolną chwilę, by móc odpowiedzieć. Wiadomym jest bowiem, że ludzie najefektywniejsi są wtedy, gdy mają możliwość skoncentrowania się i nikt im w tym nie przeszkadza. Natomiast dobra informacja zwrotna to taka, która jest odpowiednio przemyślana i zapisana. Z kolei spotkania (jeśli istotnie są już konieczne), owocne mogą być tylko wtedy, gdy ich przebieg zostanie zaplanowany, a wszyscy uczestnicy będą zaangażowani i dobrze przygotowani.

Niezwykle istotne jest również wyznaczanie priorytetów, które pomoże nam trzymać się właściwej ścieżki – szczególnie jeśli zostaną one wyznaczone w oparciu o holistyczną ocenę wszystkiego, co musi zostać zrobione. Aplikacje do zarządzania zadaniami, takie jak Nozbe Teams pomagają właśnie w określaniu priorytetów na każdy poszczególny dzień tygodnia. Dzięki temu cały zespół będzie zaczynać dzień pracy od listy zadań do zrealizowania, które następnie będzie starał się po kolei odhaczać. To my sami decydujemy bowiem o tym, co znajdzie się na naszej liście priorytetów, a w dalszej kolejności staramy się pracować w blokach czasowych, aby skutecznie realizować poszczególne etapy. Jest to jeden z najważniejszych kroków do efektywnej współpracy zespołowej.

Tak więc, reasumując: pozwalajmy każdemu członkowi zespołu realizować jak najwięcej zadań, jak najmniej sobie wzajemnie przeszkadzając i prosząc o informacje zwrotne tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest to niezbędne.

Źródło: https://nozbe.com/

* Michał Śliwiński, twórca Piramidy Komunikacji Zdalnej oraz założyciel CEO Nozbe.

Z pozdrowieniami

Bogusia Bińkowska (Migotk@)