Praca zdalna wymaga oczywiście indywidualnego przygotowania, zmiany swych przyzwyczajeń oraz wdrożenia nowych narzędzi komunikacji i organizacji. Jest ona często bardziej efektywna niż tradycyjna praca biurowa. Przekonajmy się zatem, jakie czynniki mają największy i najbardziej zasadniczy wpływ na efektywność e-pracy oraz kto posiada szczególne predyspozycje do realizacji działań w trybie Home Office.

Zacznijmy od tego, iż zwłaszcza w ostatnim czasie – ze względów bezpieczeństwa, powodowanych szerzącą się wokół pandemią oraz restrykcji z niej wynikających – bardzo wielu przedsiębiorców zdecydowało się na umożliwienie swoim podwładnym wykonywania pracy w ich domowym zaciszu. Dla znacznej części osób z całą pewnością stanowi to nieznany dotąd obszar i całkowicie nowe doświadczenie. W związku z czym warto więc zastanowić się nad tym, jak najefektywniej zaplanować swój czas? Jak zmotywować się do pracy, gdy wokół jest tak wiele rozpraszających czynników? No i wreszcie – co również niezwykle istotne – jak sprawić, by owa praca zajęła nam faktycznie „regulaminowe” osiem godzin, a nie przeciągnęła się jeszcze, powiedzmy, do późnego wieczora lub w ekstremalnych przypadkach, nawet weekendu?

M.in. właśnie na te pytania będę szukać tu odpowiedzi. Jednakże zanim przejdę do meritum, czyli do przedstawienia podstawowych zasad efektywnej pracy poza biurem, najpierw kilka zdań tytułem wprowadzenia…

Każdy z nas ma naturalnie swoje odrębne cechy osobowości, predyspozycje i własny styl funkcjonowania, również w przestrzeni zawodowej. Tak więc każdy posiada też swój własny system pracy i jej organizacji na tym właśnie obszarze. Jednym z nich może, a nawet powinno być na przykład uprzednie przygotowanie sobie gruntu, czyli warunków i miejsca do pracy, tak aby nie stała się ona dla nas wyłącznie niechcianym i przykrym obowiązkiem, który po prostu musimy wypełniać. Dlatego też warto jest w tym wypadku połączyć pożyteczne z czymś jednocześnie przyjemnym – może to być chociażby nasza ulubiona muzyka lub chrupanie smacznych, zdrowych przekąsek w trakcie wykonywanej pracy. Jednak zważywszy na fakt, iż każdy jest autonomiczną i odrębną jednostką, to dla każdego tym przyjemnym czynnikiem będzie oczywiście coś zupełnie innego.

Wykonując obowiązki służbowe w domu lub też gdziekolwiek, należy najpierw wypracować swoje określone metody i patenty na to, w jaki sposób najlepiej i najbardziej produktywnie zorganizować sobie taki harmonogram pracy, aby unikać rozkojarzenia i sumiennie skupić się
wyłącznie na konkretnym zadaniu, które musimy wykonać pomimo na przykład obecności wielu domowych czynników rozpraszających. Oczywiście istnieją już na tym polu pewne sprawdzone i skuteczne metody, jak choćby takie, aby przygotować sobie najpierw wygodne i jak najbardziej optymalne stanowisko pracy, w którym możemy odizolować się od potencjalnych współmieszkańców, i które będzie stanowiło funkcję naszego biura.

Na niektórych pozytywnie wpływają ustalone wcześniej z klientem terminy – najlepiej nigdy ich nie przekładać, albowiem taki narzucony z góry deadline bardzo mobilizuje do pracy. Oprócz tego wyjątkowo dobrze oddziałuje też wyznaczanie sobie określonych godzin na pracę i tych przeznaczonych na odpoczynek, posiłek, bądź na cokolwiek innego. A zatem wprowadzamy do swojego modelu pracy regularność i systematyczność, które powinny nas odpowiednio „nastroić”, dyscyplinować i motywować, w zależności od sytuacji, gdy przychodzi ustalona pora na rozpoczęcie służbowych działań. Inne sposoby na mobilizację to wyznaczenie sobie na przykład konkretnego miejsca, w którym daną pracę wykonujemy; nagradzanie siebie za zrealizowanie zadania, za które na przykład wyjątkowo nie chciało nam się zabierać; robienie listy takich zadań i wykreślanie z nich zakończonych już prac. Ponadto ułatwiać powinno nam także dzielenie zlecenia na poszczególne elementy, etapy i zajmowanie się nimi w wybranej kolejności. Aczkolwiek wszystko to zależy też od konkretnej profesji, jaką wykonujemy.

A oto kilka spośród najważniejszych wskazówek i zasad odnośnie skutecznej pracy w modelu zdalnym:

Zasada 1. Utrzymaj dotychczasowe rytuały.
Być może wyda się to banalne, ale wstając rano postaraj się wykonywać swoje zwykłe czynności tak, jakbyś właśnie przygotowywał się do wyjścia do z domu. Poranny prysznic, kawa, śniadanie, ścielenie łóżka, ubranie się… To wszystko ma naprawdę swoje znaczenie. Tymczasem siedzenie przed komputerem w piżamie, równoczesne sprawdzanie poczty i jedzenie śniadania – to zdecydowanie kiepska alternatywa. Szczególnie, jeśli w pewnym momencie zorientujesz się nagle, że na przykład dochodzi już 11:00, a Ty nie zabrałeś się jeszcze nawet za realizację pierwszego punktu ze swej listy zadań. Poza tym niektórzy eksperci uważają, iż praca w domu wykonywana w schludnym ubraniu i makijażu jest po prostu też bardziej efektywna. Nasz mózg przestawia się bowiem wówczas na tryb większej aktywności i koncentracji. Dlatego spróbuj rano zachowywać się podobnie, jak gdybyś rzeczywiście wychodził do biura.

Zasada 2. Zaaranżuj przestrzeń do pracy w mieszkaniu.
Miejsce w domu przeznaczone tylko do pracy nastraja nasz umysł w odpowiedni sposób i pozwala lepiej się skupić na konkretnych zadaniach. Jeśli chcesz zatem być w pełni skuteczny i produktywny, zapomnij o łóżku czy sofie. Postaraj się wygospodarować i zaaranżować dla siebie przestrzeń, która pozwoli Ci na swobodne wykonywanie służbowych obowiązków i będzie służyła wyłącznie do tego celu, tak aby wyraźnie oddzielić tę strefę od pozostałych. Przede wszystkim zatroszcz się również o to, by zawsze pracować na siedząco, przy biurku lub stole i na wygodnym fotelu, który odciąży Twój kręgosłup. Uwzględnij też odpowiednie oświetlenie, dzięki któremu praca nie będzie Cię nużyć, a oczy męczyć. Ponadto przygotuj sobie wszystkie niezbędne przedmioty, typu: kalendarz, notes, długopis, telefon itp. Warto też zadbać o ulubioną herbatę lub kawę. Mając wszystko w zasięgu ręki, unikniesz zbyt częstego odrywania się od pracy i tracenia czasu na ewentualne „poszukiwania”.

Zasada 3. Uwzględnij krótkie i długie przerwy.
Nie zapominaj o przerwach! Przerwa w pracy nie tylko Ci się należy, ale jest wręcz po prostu konieczna, brak przerw bowiem skutecznie obniża naszą efektywność. Jeżeli praca Cię bardzo pochłania i masz kłopot z tym, by się od niej oderwać, ustaw sobie przypomnienia w jakimś dostępnym narzędziu – choćby zwykłe alarmy w programie pocztowym lub w telefonie. Napij się wody, bądź zaparz gorącą herbatę, przewietrz pomieszczenie, w którym pracujesz, przejdź się po mieszkaniu, skontroluj zadania, które na przykład wyznaczyłeś swym dzieciom itp. Pamiętaj, że takie przerwy w domu są równie istotne, jak w biurze.

Zasada 4. Nie przestawiaj porannego budzika.
Budź się rano, najlepiej o tej samej porze, co zwykle. Późniejsze wstawanie jest z pewnością bardzo kuszące, ale może ono negatywnie wpłynąć na koncentrację, jakość pracy i w rezultacie na samozadowolenie. Podobnie przeciąganie pracy do późnych godzin popołudniowych też nie jest dobrą praktyką.

Zasada 5. Podziel czas na pracę i odpoczynek.
Kontroluj czas swojej pracy i bądź w tym uczciwy, ale również odpowiedzialny. Nie pozwól, aby wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie zdominowało Twój dzień i trwało dłużej niż trwać powinno. Podobnie też w drugą stronę: nie przeciągaj czasu przeznaczonego na odpoczynek. Śledź czas poświęcony na każdy z tych rodzajów aktywności i dyscyplinuj się, by nie wpaść w jedną ze skrajności, jaką jest pracoholizm lub praca w weekendy.

Zasada 6. Zneutralizuj rozpraszacze.
Rozpraszacze to generalnie wszystko to, co powoduje oderwanie się od pracy, utrudnia koncentrację i zabiera nam cenny czas – ergo zmniejsza efektywność. Dlatego postaraj się wyeliminować, bądź przynajmniej zredukować wszelkie ewentualne czynniki rozpraszające uwagę i przestaw myślenie na tryb zadaniowy. Choć w kontekście mającej wciąż miejsce pandemii, w obecnej sytuacji z pewnością nie będzie to łatwe. Przede wszystkim uzgodnij z domownikami zasady, które zamierzasz wprowadzić. Jeśli to konieczne, wywieś na drzwiach swego pokoju kartkę przypominającą o tych zasadach i o nie zakłócaniu spokoju. Razem ustalcie też przerwy, na przykład na wspólne posiłki. W ostateczności zawsze możesz założyć na uszy słuchawki i spróbować odciąć się od domowego zgiełku. Pamiętaj również o pozostałych rozpraszaczach i zorganizuj otoczenie tak, aby Cię wspierało; zablokuj dostęp do mediów społecznościowych, wyłącz powiadomienia itp. Pomogą Ci w tym aplikacje, które blokują wejście na określone witryny lub limitują czas na nich spędzany, a należy do nich na przykład „Freedom”.

Reasumując. Nie da się ukryć, iż praca zdalna nie jest prosta i odpowiednia dla każdego jako stała forma zatrudnienia. Jednak zdarzają się sytuacje, jak ta obecna, kiedy zmuszeni jesteśmy do pozostania w domu. I właśnie dlatego warto wiedzieć, co zrobić aby podczas trybu Home Office być równie efektywnym, jak na co dzień w „normalnym” biurze. Postarajmy się tylko, aby tych kilka podstawowych zasad stało się naszym nawykiem i towarzyszyło nam podczas zdalnie wykonywanych obowiązków służbowych, co de facto będzie miało realny wpływ na większą efektywność i dynamikę w codziennym działaniu.

Bogusia Bińkowska