Konferencje wideo – jakie są główne plusy i minusy takiego rodzaju biznesowych spotkań? Jak powinny one wyglądać? W jaki sposób się przygotować? Jak można zwiększać ich efektywność oraz dlaczego warto je wdrażać? 

Ostatnie doświadczenia związane z pandemią koronawirusa niewątpliwie uświadomiły nam, jak wiele obowiązków zawodowych jesteśmy w stanie wykonywać w trybie zdalnym, nie obniżając w żaden sposób standardów, ani swojej wydajności. Równocześnie niejeden z nas odkrył, jak ważna jest w tej sytuacji odpowiednia samoorganizacja, automotywacja, efektywne zarządzanie czasem, skupienie oraz odpowiednie narzędzia do pracy. 

Dlaczego spotkania online, w formie wideokonferencji, to dobre rozwiązanie? 

Wprowadzenie do firmy wideokonferencji, tytułem środka komunikacji z pewnością może sprawić, iż będzie ona postrzegana jako bardziej profesjonalna, nowoczesna oraz otwarta na potrzeby innych. Każdy z nas szanuje dzisiaj swój czas, dlatego będzie to bardzo dużym udogodnieniem. Główne atuty konferencji wideo mogą docenić nie tylko pracownicy, ale również i kontrahenci, co tym samym może też wpłynąć na dobry wizerunek marki. Jeżeli nie jesteś pewny, czy to rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie – po prostu przetestuj je!

Atrakcyjnym aspektem przy wyborze optymalnego narzędzia jest fakt, że wszystkie służące temu aplikacje możesz wypróbować, nie ponosząc przy tym żadnej opłaty. 

Czy wideokonferencje są rewolucją w organizowaniu spotkań biznesowych? 

Spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem prowadzenia każdej firmy. Na ogół odbywamy je w biurze, bądź też na neutralnym gruncie, jakim może być restauracja. Jeśli prowadzisz biznes nie tylko lokalnie, może zdarzyć się sytuacja, w której konieczne będzie umówienie się na spotkanie z zagranicznym kontrahentem. Osobisty wizyta w siedzibie firmy byłaby czasochłonna i kosztowna. Na szczęście istnieje możliwość spotkania się w przestrzeni online. 

Podstawowe kwestie organizacyjne spotkań online

Jeżeli chodzi o podstawowe sprawy techniczne w kontekście rozmów i prezentacji online, to nieodzownym elementem umożliwiającym ich realizację jest o odpowiednio podłączona kamera oraz słuchawki z mikrofonem, ewentualnie oddzielny mikrofon i zewnętrzne głośniki (te wbudowane w monitor komputera lub laptopa mogą okazać się niewystarczające). O jakie czynniki musisz jeszcze zadbać, aby Twoje prezentacje i wideokonferencje odbywały się bez przeszkód i były w pełni profesjonalne? Przeanalizujmy to wspólnie. 

Przygotowanie od strony technicznej

* Zaproszenie. Zanim zasiądziesz do rozmowy lub prezentacji online, na początek napisz i odpowiednio wcześniej wyślij zaproszenie z załączonym linkiem do spotkania. Następnie należy wysłać przypomnienie o danym terminie, a na sam koniec podsumowanie z już odbytego spotkania. 

* Internet. Czyżby to była oczywista oczywistość? Chyba jednak nie dla każdego. Jeśli umawiasz się z kimś na rozmowę przez Internet, to przedtem koniecznie sprawdź, czy Twoje połączenie działa dobrze. Pamiętaj, że przesyłanie obrazu i dźwięku znacznie bardziej obciąża łącze niż na przykład zwykły czat Messengera. 

* Oprogramowanie. Jeśli czeka Cię przeprowadzenie spotkania lub prezentacji wideo w szerszym gronie, sięgnij po zaawansowane i profesjonalne rozwiązania. Warto zainteresować się takimi narzędziami jak: GoToMeeting, Zoom, GoogleMeet itp. Wyróżniają się dosyć dobrą jakością połączeń, a oprócz tego umożliwiają, chociażby jednoczesny podgląd obrazu z wielu kamer, udostępnianie pulpitu czy przesyłanie dokumentów i ich wspólne edytowanie w czasie rzeczywistym. Jednak o tym nieco szerzej za chwilę. 

* Tło. Przed przystąpieniem do rozmowy zwróć najpierw uwagę na – z pozoru być może mało istotne, a w rzeczywistości mające jednak duże znaczenie – szczegóły. Przede wszystkim zadbaj o odpowiednią scenerię za swoimi plecami. Zacznij od usunięcia z kadru wszystkiego, czego nie chcesz pokazywać odbiorcy. Najlepiej, aby tło za Tobą było możliwie neutralne, stonowane i nie rozpraszało rozmówcy, ani nie odciągało jego uwagi od tego, co mówisz. „Czyste” tło powoduje, że jesteś odbierany jako osoba zorganizowana i kompetentna. Tak więc optymalnym tłem może być tu na przykład pusta ściana lub ewentualnie półka z książkami. 

* Oświetlenie. Kluczową kwestię stanowi także odpowiednie oświetlenie twarzy. Jeśli będzie za ciemno – możesz wyglądać groźnie i na osobę zmęczoną. Za jasne jednak również nie jest zbyt dobre. Aby uzyskać profesjonalny efekt, zamiast opierać się na naturalnym świetle zewnętrznym lub lampach sufitowych, użyj po prostu dwóch lampek biurkowych. Warto też przy tym zasłonić w oknach rolety i skierować na siebie obydwie lampy zza kamery lub komputera. Dzięki temu Twoja twarz będzie prezentować się wyraźnie i we właściwych kolorach. W każdym razie ważne jest, aby źródło światła było przed, a nie za Tobą, gdyż wtedy odbiorca widziałby zaledwie zarys Twojej sylwetki i ciemną plamę zamiast twarzy. 

* Kamera. Włącz kamerę i o to samo poproś też swoich odbiorców. Komunikacja niewerbalna stanowi bowiem niezwykle ważną część każdego przekazu i bardzo wyraźnie wpływa na odbiór komunikatu. Gestykulacja, przyjazny uśmiech, czy nawet określony grymas twarzy mogą zdradzić więcej niż setki wypowiedzianych słów. Jeśli poprosisz swoich rozmówców, aby włączyli kamery, uzyskasz w ten sposób informację dotyczącą poziomu ich zaangażowania w interakcję, która w danej chwili się między Wami odbywa. 

* Odpowiedni kadr. Nie zapomnij również o optymalnym wykadrowaniu kamery, bo na przykład fragment „obciętego” ramienia lub głowy naprawdę nie będzie wyglądał dobrze. Nie stawiaj jej zbyt wysoko, ani zbyt nisko. Najlepiej umieść kamerę internetową lub laptop na wysokości swych oczu. Jeśli prowadzisz zaś prezentację z laptopa, używając wbudowanej w niego kamery, postaw go na podwyższeniu – na przykład z kilku książek. 

* Dźwięk. Zanim przystąpisz do prezentacji lub konferencji wideo, miej na względzie kwestię odbioru audio. W związku, z czym koniecznie zamknij wcześniej drzwi do pokoju, w którym zamierzasz prowadzić rozmowę i postaraj się zadbać nie tylko o to, by za Twoimi plecami nie pojawiło się nagle na przykład jakieś bawiące się dziecko, ale także o to, aby nie dochodziły tam z zewnątrz żadne niepotrzebne i rozpraszające odgłosy. 

* Savoir-vivre. Podstawowa rzecz, o której w kontaktach z klientami zawsze musimy pamiętać, to szeroko rozumiana poprawność. Składa się na nią kilka zasadniczych elementów – takich, jak: punktualność i przedstawienie się; uprzejmość w komunikacji; zachowanie odpowiedniej etykiety i form, w jakich zwracamy się do każdej poszczególnej osoby; okazywanie należytego szacunku; stosowanie adekwatnych zwrotów grzecznościowych; unikanie nachalności, otwartość oraz w ogóle wszystko to, co z dobrymi manierami się wiąże. 

* Prezencja. Kolejnym niezwykle istotnym aspektem jest tutaj oczywiście odpowiednie przygotowanie się – zarówno pod względem merytorycznym, jak i wizerunkowym. Mając na względzie fakt bycia w oku kamery, a więc bycia widzianym przez swego rozmówcę tudzież rozmówców, musisz pamiętać o nienagannym i schludnym wyglądzie – elegancki strój, staranna fryzura i delikatny makijaż są w tym wypadku jak najbardziej na miejscu. Jest to rzecz priorytetowa, ponieważ pierwsze wrażenie możemy zrobić tylko jeden raz i najlepiej, aby było to dobre wrażenie. 

* W zależności od okoliczności. Powyższy punkt nie dotyczy naturalnie wszystkich wykonywanych zawodów, ponieważ pracownicy z branży takiej, jak choćby call center, ale również copywriterzy, graficy, wirtualne asystentki bądź też osoby udzielające korepetycji w formie online nie muszą udostępniać obrazu ze swojej kamery, bo w wykonywanej przez nich profesji liczy się głównie głos oraz to, co mają do powiedzenia. 

* Przyciągnięcie uwagi. Jak prezentować treści na wideokonferencjach i w jaki sposób utrzymać uwagę ich uczestników? Przede wszystkim powinieneś być jak najlepiej przygotowany pod względem merytorycznym. Musisz mieć do przekazania coś na tyle interesującego i wartościowego, co pozwoli skupić na danej treści uwagę słuchacza. Następnie pozostaje już tylko podtrzymanie przyciągniętej uwagi, a więc nieobniżanie poziomu konwersacji lub też prelekcji. 

Spotkania służbowe online mają coraz większy potencjał 

Innowacyjne rozwiązanie, jakim są konferencje wideo, z początku służyło głównie do celów prywatnych. Obecnie mamy jednak okazję obserwować, jak z miesiąca na miesiąc wzrasta ich popularność w sferze biznesowej. Zwiększenie efektywności pracy, jak również zasobów czasowych to oczywiście nie wszystkie zalety prowadzenia rozmów w tej formie. 

Niektórzy uważają wprawdzie, że konferencje online nie są wcale aż tak skuteczne, jak standardowe spotkania twarzą w twarz, poprzez właśnie brak fizycznego kontaktu. Nie jest to jednak do końca prawdą, gdyż podczas rozmowy przez kamerę wideo również mamy możliwość odczytywania niewerbalnych sygnałów, wysyłanych przez naszego rozmówcę. Podobnie jak wszelkie inne środki przekazu, wideokonferencje mają swoje zalety i wady, jednak tych pierwszych w tym przypadku jest znacznie więcej.

ZALETY: 

* Oszczędność czasu i pieniędzy. To chyba główna zaleta wideokonferencji. Przy ich pomocy zyskujesz bowiem możliwość zredukowania ilości wyjazdów służbowych, co z kolei automatycznie przekłada się na lepszą organizację pracy oraz zaoszczędzenie środków, które możesz przeznaczyć choćby na promocję firmy.  

* Elastyczność spotkań. Zapewne niejeden raz doświadczyłeś sytuacji, kiedy przed umówionym spotkaniem coś Ci nagle „wypadło”. Było to niezależne od Ciebie i musiałeś przełożyć spotkanie na inny termin. Tymczasem konferencję wideo można odbyć jeszcze nawet tego samego dnia, tylko o innej godzinie. Nie trzeba tu bowiem być aż tak dyspozycyjnym, jak w przypadku spotkania stacjonarnego. Telefon lub laptop są przecież niemal zawsze pod ręką. 

* Nagrywanie spotkań. Wideokonferencje można prowadzić nie tylko z kontrahentami, ale także z pozostałą częścią zespołu. Omawianie strategii działania, przedstawianie pomysłów i organizacja pracy – wszystko to można uwiecznić i pozostawić w firmie jako materiał szkoleniowy. 

* Organizowanie szkoleń. Szkolenia także wymagają nakładu czasu i pracy. A co gdyby tak organizować je zdalnie? Bez wątpienia równałoby się to z mniejszą ilością przygotowań oraz większą wygodą. W tym przypadku również bardzo pomocna może okazać się możliwość ich nagrywania, ponieważ wtedy nie trzeba będzie organizować już tych samych tematycznie szkoleń dla nowych osób w zespole. 

* Ułatwiona koordynacja projektów. Wielu pracowników podczas tworzenia projektu porozumiewa się ze sobą drogą mailową lub telefonicznie, co niestety znacznie wydłuża wszelkie działania, z wiadomych powodów. Podczas wideokonferencji każdy uczestnik ma możliwość przedstawienia swojego pulpitu, a tym samym tabeli, wykresów oraz różnych innych materiałów. Wszystkie te sprawy przy pomocy spotkania online można omówić w czasie rzeczywistym. 

WADY: 

* Dobrej jakości urządzenia. Wideokonferencje nie wymagają wprawdzie najlepszych urządzeń na rynku, jednak jeżeli zależy Ci na jakości połączenia oraz obrazu, to warto mieć sprzęt przynajmniej ze średniej półki. W niektórych sytuacjach może to być uciążliwe, ale z drugiej strony kto w obecnych czasach nie posiada telefonu z dobrą kamerą lub komputera bez niej? 

* Osobiste preferencje. Jak już wspominałam, konferencje wideo mogą zastąpić wiele tradycyjnych spotkań, ale na pewno nie zastąpią ich wszystkich. A to z jednego, prostego powodu – niektóre osoby zdecydowanie wolą po prostu odbywać spotkania w „realu”.

Najpopularniejsze narzędzia do spotkań online

Tymczasem przechodząc wreszcie do kwestii najistotniejszej, a mianowicie programów służących do spotkań online, postaram się zaprezentować tu w punktach kilka, mniej lub bardziej znanych narzędzi, które do takiego rodzaju spotkań służą i są niezwykle przydatne. Umożliwiają one przede wszystkim dobrą komunikację, podnoszą efektywność pracy i z reguły usprawniają różnego rodzaju służbowe działania. Zacznę od jednego z niewątpliwie najbardziej wszystkim nam znanych. 

* Skype. Jest to darmowy i niezwykle popularny na całym świecie komunikator głosowy, który pozwala m.in. przeprowadzać rozmowy tekstowe, głosowe oraz wideo, jak również (za doładowaniem) dzwonić na telefony stacjonarne i komórkowe, wysyłać wiadomości SMS oraz faksy. Aplikacja ta oferuje znakomitą jakość dźwięku. Ponadto Skype nie instaluje żadnych komponentów szpiegujących (spyware) i pozwala prowadzić rozmowy z innymi użytkownikami bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Płatne są tylko rozmowy z osobami korzystającymi ze standardowych numerów telefonicznych, ceny te są jednak wyjątkowo atrakcyjne. Jedyną wadą, jaką można zarzucić Skype’owi, jest chyba jego zacinanie się podczas rozmowy z większą ilością uczestników (większą niż jeden). 

* WeBex Team. Spośród licznych programów do wideokonferencji, oferujących nam coraz to lepsze usługi, WeBex jest bez wątpienia jednym z najbardziej znanych programów do przeprowadzania konferencji internetowych, często wykorzystywany też do odbywania szkoleń. Można spotkać go w wielu korporacjach, ale też w małych firmach. Warto wiedzieć, że narzędzie to jest dostępne w wersji bezpłatnej, która jednak – co zrozumiałe – posiada pewne ograniczone funkcjonalności oraz w pełnej wersji płatnej. Program ten pozwala na prowadzenie wszelkiego rodzaju spotkań, narad, wideokonferencji i szkoleń. Do tych właśnie celów WebEx oferuje nam różne funkcje, w tym m.in.: wyświetlanie prezentacji oraz tablicę online dla wspólnych notatek. Korzystanie z serwisu jest intuicyjne i łatwe przy znajomości języka angielskiego. Aplikacja ta stanowi szczególne udogodnienie dla słuchaczy, ponieważ aby uczestniczyć w konferencji, nie muszą się rejestrować lub choćby nawet instalować programu. 

* GoToMeeting. Narzędzie bardzo podobne i śmiało pretendujące do roli konkurenta WebEx’a. Posiada ono wiele cech wspólnych i podobnych funkcji, a mianowicie: pozwala np. na organizowanie audio i wideokonferencji, dzielenie się plikami, komunikację na czacie, nagrywanie spotkań etc. Oprócz tego program umożliwia wspólną pracę nad dokumentami, tudzież innymi plikami. Operator spotkania może zapewnić zdalny dostęp do swego pulpitu, klawiatury i myszy. Uczestnicy mogą zaś w trybie rzeczywistym edytować dany dokument, zapisać i pobrać materiały lub zapoznać się z działaniem aplikacji. Ponadto GoToMeeting zintegrowany jest z programem pocztowym Outlook, co daje możliwość planowania spotkań w kalendarzu, jak też wysyłania zaproszeń do uczestników. 

* Zoom. Stanowi ciekawą i niezawodną alternatywę dla osób poszukujących nowoczesnej platformy służącej do spotkań online i webinarów, połączonych z transmisjami online. Mocnymi atutami są tutaj niewątpliwie: atrakcyjna cena, możliwość dzielenia grupy na podgrupy (breakout rooms), obraz w jakości HD, wysoka jakość zintegrowanego audio, wyświetlanie obrazu z aż 100 kamer wideo jednocześnie, lub też możliwość podłączenia się do spotkania z terminali konferencyjnych oraz bezprzewodowe udostępnianie treści w czasie rzeczywistym. Dodatkowo przydatnym rozwiązaniem i zarazem ogromnym plusem jest funkcja nagrywania spotkań – po zakończonej konferencji, a nie wyłączeniu nagrywania, automatycznie generowany jest plik mp4. Istnieje także możliwość nagrania w chmurze, jak również czatowania z innymi uczestnikami spotkania i samym organizatorem. Obecnie Zoom oferuje też „streamowanie” poprzez Facebook Live oraz YouTube. Jedyną jego wadą jest konieczność instalacji aplikacji na urządzeniu. 

* ClickMeeting. Jeszcze jeden dość popularny program służący do konferencji wideo, który pozwala na prowadzenie zarówno małych spotkań online, jak i globalnych na dużą skalę, gdzie udział może wziąć nawet do 5000 uczestników! Pośród wszystkich serwisów przeznaczonych do tego rodzaju zadań ClickMeeting oferuje chyba największy zestaw narzędzi, dzięki którym można łatwo zacząć wdrożenie webinarów i wideokonferencji w każdej firmie. Oprócz podstawowych możliwości – takich jak czat, nagrywanie spotkań, pokaz prezentacji i innych plików – program posiada coś wyjątkowego, a mianowicie: tłumaczenie symultaniczne dla czatu, książki adresowej, jak też wystawienia oceny po webinarze. Wadę stanowić mogą tu dość wysokie opłaty za pakiet. 

Wyszczególnione powyżej programy w swej kategorii należą niewątpliwie do tych najpopularniejszych, stąd też tak wiele poświęconej im uwagi. Z całą pewnością nie są jedynymi narzędziami do konferencji online i naturalnie mają na rynku swych konkurentów, zatem nie wyczerpują do końca tematu. Niemniej jednak wyselekcjonowane tutaj przykłady dla osób zainteresowanych powinny być interesujące. 

Bogusia Bińkowska